كما يقول المثل العربي "ربّ ضارّة نافعة"، فإننا دائمًا نجد وراء المصائب حلولًا وفرصًا جديدة يمكن أن تعيد تشكيل مستقبلنا بشكل إيجابي. فعلى سبيل المثال عندما ظهرت جائحة كورونا في العالم، اختار الكثيرون من المنظمين والمشاركين الفعاليات الافتراضية كحل بديل وسهل تحقيقه من الفعاليات التقليدية التي تحتاج إلى التنقل والسفر والحركة، وبهذا البديل وبانتشاره المتزايد أصبح بإمكان الجميع تبادل الأفكار والخبرات بطريقة آمنة وفعالة.

حتى بعد انتهاء هذه الفترة، استمرت الفعاليات الافتراضية في الاحتفاظ بشعبيتها وأهميتها. فإذا كنت مهتمًا بهذا المجال، سواء كنت منظمًا يسعى لتحقيق تأثير إيجابي في مجالك، أو مشاركًا يرغب في استكشاف وتوسيع آفاقه، استعد لاستكشاف هذا العالم المثير. لأننا سنقدم في هذه المقالة تفاصيل مهمة حول أنواع الفعاليات الافتراضية وأهميتها، بالإضافة إلى خطوات هامة لتخطيط ناجح لهذه الأحداث البديلة بشكل فعّال ومتميز.

ما هي الفعاليات الافتراضية؟

هي تشير إلى التجمعات التي يتم عقدها عبر الإنترنت بدلاً من الاجتماعات الحضورية. هذه الفعاليات تتميز بتواجدها على منصات وتقنيات الإنترنت، حيث تهدف إلى التواصل بين المشاركين وتقديم محتوى متميز وتعزيز التفاعل بينهم. يتم تنظيمها لأغراض متنوعة مثل التعليم، والتسويق، والتوظيف، والترفيه، والتواصل، والتأثير. ويمكن أن تكون هذه الفعاليات مجانية أو تتطلب دفع رسوم، وذلك يعتمد بشكل طبيعي على نوع الفعالية المقدمة.

تعتبر الفعاليات الافتراضية خيارًا مرنًا وفعالًا للتواصل وهذا بفضل التقنيات الحديثة، حيث يمكن للمشاركين الاستفادة من فعاليات متنوعة دون قيود المسافة والزمان. كما توفر هذه الفعاليات فرصة للتواصل والتعلم من خلال تجربة تفاعلية وشيقة. بغض النظر عن الهدف المرجوا منها، فإنها تعد وسيلة مبتكرة وفعالة للتواصل وتبادل المعرفة وتعزيز التفاعل في عالمنا الرقمي المتقدم.

أنواع الفعاليات الافتراضية:

هناك العديد من أنواع الفعاليات الافتراضية المختلفة التي يمكن تصنيفها وفقًا لطبيعتها ونطاقها وأهدافها، ومن بينها:

الندوات الافتراضية:

تعقد الندوات الافتراضية لنقل المعرفة والخبرات في مجالات محددة، حيث يقدم المتحدثون الرئيسيون عروضًا تقديمية مميزة تشرح المفاهيم والتطورات الأخيرة في تخصصاتهم، وتتيح للحضور الفرصة لطرح الأسئلة والاستفسارات والمشاركة في جلسات النقاش لتبادل الآراء والأفكار.

المؤتمرات الافتراضية:

تعد واحدة من أبرز الأحداث في عالم الفعاليات، حيث يجتمع فيها نخبة من الخبراء والمهنيين لتبادل المعرفة والتجارب ومناقشة أحدث التطورات في مجالاتهم. تتضمن المؤتمرات الافتراضية جلسات علمية وورش عمل ومناقشات تفاعلية تهدف إلى تعزيز التعاون وبناء علاقات مهنية قوية.

المعارض الافتراضية:

توفر المعارض الافتراضية بيئة افتراضية مبتكرة لعرض المنتجات والخدمات في مختلف المجالات. يمكن للزوار استكشاف العروض والتعرف على المنتجات الجديدة والابتكارات من خلال الواجهات التفاعلية والعروض التقديمية، كما توفر فرصة للشركات والمنظمات لتعزيز مكانتها في السوق وزيادة وعي الجمهور بمنتجاتها وخدماتها.

ورش العمل الافتراضية:

تُعقد ورش العمل الافتراضية لتوفير تدريب وتعليم عملي في مختلف المجالات. كما تُقدم هذه الورش فرصة للمشاركين لاكتساب مهارات جديدة وتحسين قدراتهم في مجالات مثل البرمجة، التسويق الرقمي، إدارة المشاريع، وغيرها. كما تقدم ورش العمل الافتراضية فرصًا لتجارب التعلم التفاعلية من خلال العروض التوضيحية، والتمارين العملية، والتعاون الجماعي، والمناقشات التي يتم تسهيلها عبر المنصات الإلكترونية.

من بين هذه الأنواع المختلفة ستجد نفسك محاطًا بمجتمع ديناميكي ومليء بالفرص. كما ستتاح لك الفرصة للتواصل مع أشخاص من خلفيات وثقافات مختلفة، وهذا يسهم في إثراء تجربتك وتوسيع آفاقك.

الفوائد المتعددة وراء الفعاليات الافتراضية

هناك العديد من الفوائد التي يمكن الحصول عليها من استضافة حدث افتراضي، ومن بينهم:

توفير الوقت والتكاليف:

تتمثل إحدى الفوائد المهمة في توفير الوقت والأموال، باستضافة فعالية افتراضية لن تحتاج إلى استئجار مكان فعلي أو توفير معدات مادية، ولا حتى التفكير في تنظيم وسائل النقل أو الإقامة أو تجهيز الطعام للمشاركين. هذا بالتأكيد يساعدك على تقليل التكاليف وزيادة عائد الاستثمار الخاص بك. بالإضافة إلى ذلك فهي توفّر ذلك الوقت الثمين لك وللمشاركين، حيث لن تحتاجوا للسفر أو الانتظار في الطوابير أو التعامل مع المشاكل اللوجستية.

زيادة المشاركة والتفاعل:

من أهم المميزات أنها تجذب جمهور أكبر وأكثر تنوعًا من مختلف البلدان والثقافات والخلفيات. هذا يزيد من فرصة التعلم والتبادل والتأثير. فبواسطة هذا النوع من الفعاليات يمكن أن يسهل عليك التفاعل مع المشاركين وإشراكهم بفضل استخدام الميزات المتاحة مثل الدردشة والتصويت ومشاركة الشاشة وحتى الألعاب والجوائز، وبذلك تصبح هذه الفعاليات فرصة لتعزيز التواصل وتكوين علاقات جديدة مع أفراد ذوي اهتمامات مشتركة من مختلف أنحاء العالم.

زيادة الابتكار والإبداع:

من بين الفوائد المهمة هي الحرية التي يوفرها في تصميم وتنفيذ الحدث بطريقة إبداعية وفريدة من نوعها. حيث يمكن للمضيف اختيار المنصة والبرنامج والمحتوى والجدول الزمني وشركاء الفعالية والرعاة وفقًا لأهدافه وجمهوره. يُمكن أيضًا للمضيف استخدام تقنيات حديثة ومبتكرة مثل الواقع الافتراضي أو الواقع المعزز لإنشاء تجارب فريدة ومثيرة للاهتمام للجمهور.

هل الفعاليات الافتراضية هي المستقبل الواعد للتجمعات والتواصل؟

بكل تأكيد نعم، حيث تشير دراسة أجرتها شركة Grand View Research ، بأن حجم سوق الفعاليات الافتراضية في العالم يُقدر بحوالي 114 مليار دولار أمريكي في عام 2021 ، بينما يتوقع الخبراء أن يصل إلى حوالي 366 مليار دولار أمريكي بحلول عام 2027. وبهذا في بكل تأكيد تعتبر خيارًا مستقبليًا حيث تلبي تطلعات واحتياجات العصر الحديث. إليك أيضًا بعض الأسباب التي تدعم هذا التصور:

التطور التقني:

كما نلاحظ دومًا أن العالم يشهد تقدمًا سريعًا في مجال التقنيات، وهذا يسهم في تحسين تجربة الؤتمرات الافتراضية أو المعارض وكذلك ورش العمل الافتراضية. فالتقنيات الحديثة تتيح إمكانية تفاعل متقدم وتجارب واقعية للمشاركين. كما يمكن استخدام الواقع الافتراضي والواقع المعزز لخلق بيئات تفاعلية وتجارب مشابهة لتلك التي يمكن الحصول عليها في الواقع الفعلي. بالإضافة إلى ذلك توفر التقنيات المتقدمة أدوات تفاعلية مثل الدردشة الصوتية والفيديو والتفاعلات المباشرة التي تعزز التواصل والمشاركة بين المشاركين بشكل فعال.

الطلب المتزايد:

بطبيعة الحال يزداد الاقبال على المشاركة في التجمعات عبر الإنترنت بشكل ملحوظ. فهي تتميز بالمرونة والسهولة، حيث يمكن للمشاركين الاستفادة منها بسهولة ودون الحاجة للسفر أو التخطيط لوقت إضافي. بالإضافة إلى ذلك، تتيح للمشاركين فرصة اكتساب تجارب عالمية والتواصل مع أشخاص من مختلف أنحاء العالم.

المسؤولية المجتمعية:

بالإضافة إلى ذلك فإن التجمعات عبر الإنترنت تساهم في تعزيز المسؤولية المجتمعية والبيئية. فهي تقلل من الآثار البيئية السلبية للفعاليات التقليدية، مثل انبعاثات الكربون والنفايات. كما تمكن هذه التجمعات الجماعات والفئات المهمشة أو المحدودة الوصول من المشاركة في الأحداث بسهولة مما يعزز المساواة والشمولية. بناءً على هذه العوامل يمكن القول إن التجمعات الافتراضية ستستمر في التطور والتوسع لتشكل جزءًا أساسيًا من المستقبل القريب وأيضًا البعيد.

ما هي الخطوات التي يجب اتباعها لتنظيم فعالية افتراضية ناجحة؟

عند استضافة فعالية افتراضية سواء كانت مؤتمر افتراضي أو معرض أو ورشة عمل. قد يتطلب الأمر التفكير والتخطيط الجيد لضمان تنظيم حدث ناجح يلبي احتياجات الجمهور ويحقق الهدف المنشود. فيما يلي سنستعرض بعض الخطوات الرئيسية التي يجب اتباعها لتحقيق نجاح استثنائي:

الخطوة الأولى: تحديد الهدف والجمهور المستهدف

أول خطوة في تخطيط فعالية افتراضية ناجحة هي تحديد اهداف الفعالية التي ترغب في تحقيقها والجمهور الذي تستهدفه. لذلك عليك بتحديد أهدافك بوضوح وتحديد النتائج التي تأمل في تحقيقها من الفعالية. بعد ذلك قم بفهم احتياجات واهتمامات الجمهور المستهدف، واستخدم هذه المعلومات لتشكيل تجربة مميزة وقيمة للمشاركين.

الخطوة الثانية: اختيار المنصة

بعد تحديد الهدف والجمهور المستهدف، يتعين عليك اختيار منصة الفعالية الافتراضية المناسبة سواء كانت لمؤتمر أو ورشة عمل أو ندوة. ينبغي التأكد من اعتماد منصة سهلة الاستخدام وتلبية احتياجات الجمهور المستهدف بشكل فعال. بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تتوفر في المنصة ميزات تمكن إجراء محادثات فعالة وتنظيم استطلاعات الرأي بسهولة، ولا تنسى اختيار برنامج يساعدك في تنظيم المحتوى وجدول الفعاليات بطريقة منظمة ومنسقة.

الخطوة الثالثة: إعداد محتوى متميز وجدول زمني منظم

تُعتبر هذه الخطوة ذات أهمية بالغة، لأنها تلعب دورًا حاسمًا في الحفاظ على اهتمام الحضور. بدونها يمكن بسهولة فقدان الجمهور للاهتمام وانشغاله بأمور أخرى. لذا يجب عليك التحضير بعناية لعروض تقديمية مميزة، وورش عمل فعالة، وجلسات نقاشية مثيرة، وتنظيم أنشطة تفاعلية تعزز مشاركة الحضور. علاوة على ذلك ينبغي عليك توزيع المحتوى بشكل متساوٍ ومتوازن على مدار الفعالية من خلال تنظيم فترات راحة منتظمة للمشاركين ليستطيعوا استعادة الطاقة والتفكير بتركيز أكبر. هذا بدون شك سيساهم في إبقاء الحضور منتبهًا ومشاركًا طوال فترة الفعالية.

الخطوة الرابعة: تنظيم المتحدثين والضيوف

يعتبر اختيار المتحدثين المناسبين للفعالية أمرًا بالغ الأهمية لنجاحها. لذا من المهم أن تختار أشخاصًا ذوي خبرة وسمعة جيدة في المجال الذي تتناوله الفعالية، ويجب عليك أيضًا تزويدهم بالتوجيهات والمعلومات اللازمة لضمان نجاحهم. ينبغي عليك كذلك تنسيق الجلسات وتحديد مواعيد مشاركة الضيوف وفقًا لجدول الأعمال لكي تنضمن أن كل متحدث أخذ وقته الكافي مثلما خططت.

الخطوة الخامسة: الترويج والتسويق

لا يمكن الإغفال عن أهمية الترويج، حيث يعد أمرًا ضروريًا لنجاح الفعالية. لذلك ينبغي عليك استخدام استراتيجيات التسويق المناسبة للوصول إلى الجمهور المناسب. من خلال الاعتماد على وسائل التواصل الاجتماعي، والبريد الإلكتروني، والإعلانات لترويج الفعالية لجذب الجمهور المستهدف.

الخطوة السادسة: تجهيز التقنيات والأجهزة اللازمة

تعد هذه الخطوة من أهم الخطوات لذا من المهم أن تتأكد من تجهيز التقنيات والأجهزة اللازمة لتنظيم الفعالية، وكذلك تأكد من جودة الاتصال واستقراره لضمان تجربة سلسة للمشاركين، وتحقق من توافر الأجهزة والمعدات المطلوبة مثل الكاميرات والميكروفونات وأنظمة الصوت. بعد ذلك لا تنس إجراء التجارب والاختبارات اللازمة للتأكد من سلامة وأداء الأجهزة بشكل صحيح.

الخطوة السابعة: توفير وسائل التفاعل والمشاركة

تعتبر هذه الخطوة مهمة لتحقيق فعالية افتراضية ناجحة. كل ما عليك فعله في هذه الخطوة هو توفير وسائل التفاعل للمشاركين، مثل استخدام الدردشة الفعالة لطرح الأسئلة والمشاركة في المناقشات. كما يمكنك إجراء استطلاعات الرأي والاستفتاءات لجمع آراء الجمهور وتشجيعهم على التحدث والمشاركة.

الخطوة الثامنة: تقييم وتحليل الفعالية

بعد انتهاء الفعالية عليك بتقييم وتحليل النتائج. فهناك عده أشياء يجب أن تقوم بتحليلها وتقييمها مثل تحليل مدى تحقيق الأهداف المحددة وقياس ردود الفعل وكذلك تفاعل الجمهور. وبعد هذا التحليل قم بجمع ملاحظات وتعليقات المشاركين، وقم بقياس كذلك المؤشرات الرئيسية للأداء وتحديد النجاحات والمجالات التي يمكن تطويرها في المستقبل.

من خلال اتباع هذه الخطوات المبدعة، ستتمكن من التخطيط والتنظيم بشكل استثنائي لفعاليتك. لتصبح في النهاية قادرًا على إيصال رسالتك بطريقة ممتازة وجذابة، وتلهم وتجذب انتباه جمهورك مثلما أردت.

أمثلة على فعاليات افتراضية ناجحة:

• السوق التفاعلي للإمتياز التجاري 2021: هو معرضًا افتراضيًا مبتكرًا يجمع بين ندوات وورش عمل حول الامتياز التجاري، إلى جانب توفير فرص للتعرف على جهات محلية في مجال التمويل والحكومة وشركات الامتياز التجاري. استخدمت هذه الفعالية منصة Hopin لإجراء 30 جلسة وورشة عمل وندوة عبر الإنترنت، وشارك فيها أكثر من 100 متحدث وخبير، بالإضافة إلى مشاركة أكثر من 10,000 شخص من 22 دولة عربية، وقد نُظم هذا المعرض بواسطة شركة وتن المتخصصة في تخطيط الفعاليات الافتراضية.
• ملتقى التوظيف الافتراضي ماكسموس: تم هذا الملتقى لتوفير فرص عمل للسعوديين من كافة المؤهلات والتخصصات في أسواق التموين المركزية ومنافذ التموين بالتجزئة. قد نظم هذا الملتقى شركة ماكسموس الخليج الرائدة في مجال تقديم حلول إدارة البرامج الحكومية، بالشراكة مع وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية. كما استخدم هذا الملتقى منصة Zoom لإجراء مقابلات افتراضية مباشرة بين أصحاب العمل والباحثين عن عمل، وشارك فيه أكثر من 1500 شخص من مختلف مناطق المملكة.

ما هي أفضل المنصات في إدارة وتنظيم الفعاليات الافتراضية الناجحة؟

هناك بالتأكيد العديد من المنصات التي يمكنها تنظيم فعاليات افتراضية ناجحة. ومع ذلك تبرز منصة وتن كشركة رائدة في هذا المجال. فنحن نقدم حلول تقنية متكاملة تسمح لك بإنشاء مساحات افتراضية ثلاثية الأبعاد تشبه الواقع. بفضل هذه المساحات يمكن للجمهور التفاعل مع المحتوى والمتحدثين بشكل ممتاز. كما نوفر لك بيانات وإحصائيات حول أداء الفعالية، لتساعدك في تحليلها وتحسينها.

بالإضافة إلى ذلك نقدم أيضًا خدمات إنتاج إعلامي عالية الجودة وتسويق فعال وعلاقات عامة مميزة؛ مما يضمن تخطيط كل جانب من جوانب الحدث وتنفيذه بدقة لتحقيق النتائج المرجوة. بفضل خبرتنا وكفاءتنا استطاعنا تنظيم العديد من الفعاليات الافتراضية الناجحة في المملكة سواء كانت مؤتمرات افتراضية، أو معارض افتراضية التي من خلالها استطعنا أن ننال على ثقة العملاء ورضا الجمهور. لذا نحن جاهزون دائمًا لتنظيم أي فعالية عن طريق فريق عمل مؤهل وملهم، يعمل بأسلوب مبتكر ومحترف، ولديه رؤية تطويرية وطموحة تضمن لك تحقيق أهدافك بأفضل طريقة ممكنة، فلا تتردد في التواصل معنا الآن لتنظيم وإدارة فعاليتك القادمة.

اقرأ ايضا: من الفوضى إلى النظام: فن إدارة الحشود في الفعاليات