هل سألت نفسك يومًا عن السر وراء نجاح العديد من الفعاليات؟ أو عن الطريقة التي يستخدمها الكثيرون لتحقيق أهدافهم في الفعاليات! فعندما تخطط لأي فعالية لا يكفي أن تمتلك رؤية واضحة، بل يجب أيضًا أن تكون قادرًا على تحويل تلك الرؤية إلى حقيقة ملموسة لتحقيق أهداف فعاليتك بكل سهولة، ومن هنا يَمكن السر وراء نموذج الأهداف الذكية SMART Goals الذي يساعدك على تحديد أهدافك بوضوح وتحويلها إلى حقائق ناجحة أمام عينيك.

إذا صعب عليك الأمر في فهم ذلك، فلنفترض أنك تخطط لفعالية ستحدث تغيير جذري في شركتك، سواء كان عن طريق إطلاق منتج مبتكر في صناعتك، أو عن طريق إقامة ورشة تدريبية تعزز قدرات الموظفين وتساعدهم على تحقيق أقصى إمكاناتهم، أو حتى عن طريق تنظيم حدث تواصل يجمعك بشركاء مبدعين ويجعل علامتك التجارية تنتشر أكثر. في هذا السياق أنت هنا لديك رؤية واضحة وهدف ظاهر أمامك.

ولكن السؤال الذي يطرح نفسه هو كيفية تحقيق أهدافك فعاليتك إلى حقيقة لترى في النهاية وأنها قد تفوقت في تحويل أحلامك إلى حقيقة، وبالتالي يظهر نموذج الأهداف الذكية ليكون لك المرشد الذي يساعدك في تحديد الاتجاه والغرض ومعرفة الطريقة الصحيحة القابلة للقياس التي تجعل جميع أهداف فعاليتك بالفعل قد تحققت بنجاح.

لذلك، سنتعرف اليوم معًا على مفهوم نموذج الأهداف الذكية SMART Goals ومكوناته، وسنقدم لك أيضًا كيفية استخدامه في تخطيط وتنظيم الفعاليات بشكل مثالي، لتتمكن في النهاية من وضع أهداف ذكية لفعاليتك مما سيزيد من تأثيرها ونجاحها.

تعريف نموذج الأهداف والمعايير الذكية SMART Goals 

نموذج الأهداف الذكية " سمارت" هو أداة تخطيط وإدارة الأهداف الذي يمكن استخدامه في مجالات مختلفة، بما في ذلك في مجال الفعاليات، حيث يساعد على توجيه الجهود وتحقيق الجودة والكفاءة من خلال تحديد الأهداف بوضوح بطريقة قابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة بالزمن، وتتكون هذه المعايير من الحروف الأولى في الكلمات الانجليزية التالية:

• محدد (Specific): تحديد الهدف بشكل واضح ومحدد، بحيث يكون مفهومًا للجميع.
• قابل للقياس (Measurable): تحديد معايير قياسية لقياس تقدم تحقيق الهدف.
• قابل للتحقيق (Achievable): ضمان أن الهدف يمكن تحقيقه بالإمكانيات والموارد المتاحة.
• واقعي (Realistic): التأكد من أن الهدف مواكب للواقع ويتناسب مع الظروف المحيطة.
• محدد زمنيًا (Time-bound): تحديد إطار زمني لتحقيق هذا الهدف.

اقرأ ايضا: تخطيط وإدارة المعارض: دليل شامل لنجاح معرضك التجاري

أمثلة عملية لفهم نموذج الأهداف الذكية في تنظيم الفعاليات

هدف محدد (Specific):

يجب أن يكون هدفك واضح ومحدد حتى تفهم بالضبط ما الذي تريد تحقيقه وما هي الخطوات المطلوبة لتحقيق ذلك. على سبيل المثال بدلاً من أن تقول "أريد تنظيم مؤتمر ناجح"، يمكنك أن تصاغ هدفك بشكل أكثر وضوحًا وتحديدًا، مثل "أريد تنظيم مؤتمر إلكتروني للتسويق بحضور 200 مشارك على الأقل". أنت هنا جعلت هدفك واضح ومحدد وهذه هي النقطة الأهم والأولى في تطبيق نموذج الأهداف الذكية.

هدف قابل للقياس (Measurable):

يعد تحديد الأهداف المحددة والقابلة للقياس أمرًا مهمًا لتتبع التقدم وقياس النتائج. على سبيل المثال بدلاً من وضع هدف غامض مثل "زيادة الوعي بالعلامة التجارية" يمكنك تحديد هدف محدد وقابل للقياس، مثل "زيادة حركة المرور على الموقع بنسبة 20٪ بعد الفعالية". بهذه الطريقة أنت جعلت هدفك محدد بالشكل الدقيق الذي يسهل قياسه.

-هدف قابل للتحقيق (Achievable):

تعتبر الأهداف الواقعية والقابلة للتحقيق من أهم العوامل التي تساعدك على تحقيق هدفك. على سبيل المثال بدلاً من تحديد هدف غير واقعي مثل " جمع 700,000 دولار من بيع 700 تذكرة لمؤتمر الموارد البشرية لعدد مقاعد لا يتجاوز الــ 500 مقعد" يمكنك تحديد هدف محدد وواقعي، مثل "جمع 50,000 دولار من خلال بيع 500 تذكرة بقيمة 100 دولار للواحدة". بهذه الطريقة أنت جعلت هدفك محدد بالموارد المتاحة لديك، وبالتالي ستتمكن بكل تأكيد من تحقيق الهدف بشكل فعال.

-هدف ذات صلة (Realistic):

يجب التأكد من توافق أهدافك مع غايات العمل العامة أو الهيكلية وأن تدعم رسالتك ورؤيتك. على سبيل المثال بدلاً من البساطة في القول "أريد تنظيم مؤتمر كبير" يمكن صياغة هدف أكثر تحديدًا وتوافقًا مع طموحات عملك، مثل "أريد تنظيم مؤتمر يعرض خط منتجاتنا الجديدة ويولد للشركة فرصًا تجارية جديدة للنمو". أنت هنا جعلت هدفك جزء من صورة أكبر تسعى للوصول إليها في شركتك.

-هدف محدد زمنيًا (Time-bound):

تحديد الوقت الذي سيتم فيه تنظيم الفعالية والوقت الذي سيتم فيه انتهاؤها هو جزء أساسي من نموذج الأهداف الذكية في تنظيم الفعاليات. على سبيل المثال يمكن تحديد هدف زيادة حضور المؤتمر خلال فترة تخطيط تبلغ 3 أشهر، وبذلك يمكن تحقيق هذا الهدف للفعالية بتفوق لأنك حددت لك وقت وموعد محدد.

أهمية تطبيق نموذج الأهداف الذكية SMART Goals في تخطيط الفعاليات:

يُعد تطبيق نموذج الأهداف الذكية من الأمور الهامة جدًا لأي فعالية، فعند تحديد الأهداف بشكل واضح ومحدد، سيكون لديك خارطة طريق واضحة ستتمكن من خلالها أن ترى في النهاية جميع النتائج التي لطالما حلمت بها، وهناك بعض النقاط التي ستُلاحظها عند تطبيق هذا النموذج، مثل:

• زيادة الكفاءة: حيث تمكّن الأهداف الواضحة والمحددة من تركيز مواردك وجهودك على المهام الأساسية وتجنب الأنشطة الباهتة أو الغير ضرورية.
• اتخاذ القرارات المستنيرة: إذ تمكّن الأهداف القابلة للقياس والممكن تحقيقها من اتخاذ قرارات مستنيرة استنادًا إلى البيانات والأدلة بدلاً من الحدس أو التخمين.
• التنظيم: حيث تساعد الأهداف ذات الصلة والمحددة زمنيًا في هيكلة عملية تخطيط الحدث إلى خطوات ومراحل يمكن إدارتها بسهولة، مما يتيح لك تعيين الأدوار والمسؤوليات بفعالية.
• التواصل: إذ تسهل الأهداف التواصل الواضح والفعال للتوقعات والتقدم مع أعضاء الفريق وأصحاب المصلحة والرعاة والمتحدثين والموردين والحضور.
• التقييم: حيث يمكنك من خلال تحديد الأهداف تقييم النجاح الفعلي لحدثك بشكل موضوعي ودقيق عن طريق مقارنة النتائج الفعلية مع النتائج المتوقعة.

اقرأ ايضا: الدليل الشامل للفعاليات الافتراضية: أنواعها وخطوات تخطيطها

كيفية تطبيق نموذج الأهداف الذكية SMART Goals في تخطيط وتنفيذ الفعاليات:

على الرغم من أن تحديد الأهداف الذكية للأحداث قد يبدو صعبًا في البداية، إلا إنك عندما تتبع هذه الخطوة الأساسية من الممكن أن تكون هذه العملية بسيطة بالنسبة لك:

الخطوة الأساسية: طرح خمسة أسئلة هامة للفعالية

هناك خمسة أسئلة رئيسية وهامة عند الإجابة عليهم يمكنك تحديد الغرض والاتجاه الصحيح لفعاليتك، وهم:

1- من هو الجمهور المستهدف في الفعالية؟

حدد جمهورك المستهدف وافهم احتياجاتهم وتوقعاتهم وتفضيلاتهم ودوافعهم. قد يتضمن ذلك أعضاء فريقك، وأصحاب المصلحة، والرعاة، والمتحدثين المدعوين. يجب عليك معرفة المشاركين الرئيسيين وفهمهم لضمان توفير تجربة ملائمة وإلهامية لهم.

2- ما هي الأهداف الرئيسية التي ترغب في تحقيقها من خلال هذه الفعالية؟

حدد هدفك الرئيسي والأهداف الفرعية التي ترغب في تحقيقها من خلال الفعالية. قد تشمل الأهداف زيادة المبيعات، وتوليد العملاء المحتملين، أو زيادة الوعي بالعلامة التجارية، أو تثقيف المشاركين، أو تعزيز التواصل بين الحاضرين. لذلك من المهم أن تكون الأهداف قابلة للقياس وقابلة للتحقيق ومتناسبة مع استراتيجية عملك.

3- لماذا تنظم هذه الفعالية؟

هنا ستقوم بإظهار المشكلة التي تحلها الفعالية أو الفرصة التي تخلقها لجمهورك والمتحدثين والرعاة. لذلك عليك أن تبرز الفوائد والمزايا التي سيحصلون عليها من حضور أو المشاركة في الفعالية. كما يجب أن يكون للفعالية رؤية وغاية واضحة وقوية لجذب وإلهام الحضور.

4- ما هو أفضل وقت لاستضافة الفعالية؟

وهنا يجب عليك أن تعتمد على عوامل الوقت لتحديد الوقت المثالي لاستضافة الفعالية. انظر إلى التقويم والمواعيد المهمة الأخرى وتحقق من توفر الجمهور المستهدف في هذا الوقت، علاوة على ذلك يجب أن يكون الوقت مناسبًا للمشاركين وأن يحقق أقصى قدر من الحضور والمشاركة.

5-ما هو أفضل مكان لاستضافة الفعالية؟

قم بتقييم الموقع والمكان والمنصة والتقنيات المطلوبة لاستضافة الفعالية. انظر إلى سهولة الوصول إلى الموقع، وملاءمته لعدد المشاركين والتجهيزات المطلوبة، وجودته وموثوقيته. ولا تنسى أن يكون المكان مناسبًا لتلبية احتياجات الحدث وتوفير تجربة إيجابية للمشاركين.

يعتبر هذا الجمع للمعلومات خطوة أساسية لتحديد الفجوات والفرص والتحديات التي ستواجهها في تنظيم الفعالية، وكذلك لاكتشاف أفضل الممارسات والأفكار الإبداعية لجعل فعاليتك ناجحة بكل تأكيد.

كيفية تقييم نموذج الأهداف الذكية SMART Goals في الفعالية:

بعد تحديد الأهداف للحدث، يجب أن تقوم بتتبع وتقييم تقدمك ونتائجك لتحديد ما إذا كنت قد حققت الأهداف المحددة بنجاح أم لا، ومن حسن حظنا أن هناك العديد من الأدوات والطرق المتاحة لتتبع وتقييم أهداف الأحداث الذكية، تبعًا لنوع وطبيعة الحدث. وفيما يلي بعض الطرق الشائعة المستخدمة:

1- استطلاعات الرأي ونماذج التقييم:

يمكنك استخدام استطلاعات الرأي ونماذج التقييم لجمع البيانات والآراء من المشاركين والمتحدثين والرعاة والشركاء وغيرهم من أصحاب المصلحة قبل وأثناء وبعد الفعالية. توفر منصات عبر الإنترنت مثل SurveyMonkey وGoogle Forms وEventbrite. هذه الخدمة لمعرفة استبيانات الرأي على فعاليتك ومعرفة معدل الرضا ومعدل المشاركة ونتائج التعلم وكذلك نسبة المروجين. 2

2- التحليلات والتقارير:

استخدم التحليلات والتقارير لقياس وتحليل البيانات الكمية والإحصائيات المتعلقة بالحدث. فهناك بعض الأدوات التي يمكن أن تساعدك على ذلك مثل Google Analytics وFacebook Insights وTwitter Analytics وتقارير Eventbrite، من خلالهم يمكنك تتبع المقاييس مثل عدد زيارات الموقع ومشاركات وسائل التواصل الاجتماعي، ومعدل فتح البريد الإلكتروني، ومعدل النقر ومعدل التحويل. لتصل في النهاية إلى معرفة مدى تأثير حملة التسويق الخاصة بك ومعرفة هل بالفعل نجحت في تحقيق الأهداف المحددة للفعالية أم لا.

3- الشهادات والمراجعات:

يمكنك بعد الفعالية جمع البيانات من المشاركين والمتحدثين والرعاة والشركاء وأصحاب المصلحة الآخرين باستخدام الشهادات والمراجعات. وهناك منصات تتيح لك ذلك مثل Trustpilot وYelp وFacebook Reviews يمكنك من خلالهم جمع وعرض الشهادات والمراجعات. علاوة على ذلك يمكنك أيضًا استخدام هذه الموارد لقياس مقاييس هامة لشركتك مثل الوعي بالعلامة التجارية والسمعة ومدى ولاء عملائك لك.

هل أنت مستعد لتطبيق نموذج الأهداف الذكية "SMART" لنجاح فعاليتك القادمة؟

باختصار، وبعد ما استعراضنا مفهوم وأهمية نموذج الأهداف الذكية، يمكننا أن نقولك أنك عندما تحدد أهدافك باستخدام هذا النموذج بالتأكيد ستذهلك نتائجك وإنجازاتك في الفعاليات. فمن خلاله ستتمكن من بناء هيكل منظم لإدارة الفعاليات بكفاءة عالية وتحقيق النجاحات اللامتناهية في كل فعالية تنظمها.

سواء كنت تريد تنظيم مؤتمر، أو تنظيم فعاليات هجينة، أو تنظيم فعاليات إفتراضية، أو غيرهم، نحن هنا في المساعدة فدعنا نكون شركاؤك في تنظيم فعاليتك المقبلة لنحقق معًا نجاح مبهر بأفضل الطرق الممكنة.

وإذا كنت ترغب في بدء تخطيط فعاليتك القادمة بطريقة ذكية ومبتكرة؟ فنحن في شركة WONT سنساعدك على ذلك، لأننا في WOTN نلتزم بتوفير خدمات شاملة وتخطيط دقيق لضمان نجاح فعاليتك وتحقيق كل أهدافها المحددة، كما ندرك أن تنظيم الفعالية تتجاوز مجرد اللوجستيات، وتتطلب نهجًا استراتيجيًا متكاملًا يشمل تحديد الأهداف بشكل دقيق وتنظيم المحتوى بشكل مبدع وتعزيز المشاركة الفعالة بين المشاركين وتحسين كل تفصيل من تفاصيل الفعالية لإنشاء تجربة لا تُنسى وتحقيق أقصى قدر من الفائدة والتأثير.