عند بدء التفكير في التخطيط لفعالية ما لمؤسستك أو الجهة التابع لها، لعل أول ما يتبادر لذهنك هو كيفية إنجاح هذه الفعالية؟ ماهي العناصر الهامة الواجب توافرها لضمان إطلاق حدث مميز يحقق أهدافه؟

اشتهر في الآونة الأخيرة في مجال صناعة الفعاليات، مصطلح تجربة الزائر ، ومدى أهمية هذه التجربة للفعالية، لكن دعونا نتساءل، كيف يمكن أن تؤثر تجربة الزائر على مسار وأهداف فعالية بأكملها؟ هل يمكن لتجربة الزائر التحكم في عوامل نجاح الحدث؟ ما الذي قد يشكل فارق بين فعالية من السهل أن تنسى وفعالية أخرى تبقى محفورة في الأذهان؟

ما هي تجربة الزائر

تُعرف تجربة الزائر على أنها جميع المراحل المعنوية والمادية التي يمر بها ضيوف الفعالية بمختلف فئاتهم سواء كانوا ضيوف، متحدثين، زوار، مشاركين وهكذا. فهي تمثل الخطوات الشعور، الرحلة، الأماكن، الأنشطة المختلفة.

ويختلف مفهوم تجربة الزائر عن مفهوم رحلة الزائر، حيث أن رحلة الزائر ترمز إلى المراحل والمحطات المادية الملموسة التي يمر بها الزائر، بداية من التسجيل لزيارة الحدث، الاستقبال، المرور على أنشطة وفعاليات الحدث، الضيافة، وغيرهم الكثير، إلى أن تنتهي رحلته بالخروج ومن ثم شكره على الزيارة والمشاركة في نجاح الحدث، دون التطرق إلى المراحل والعناصر المعنوية أو الشعورية للزائر، بالتالي، رحلة الزائر هي جزء من تجربة الزائر الشاملة مع الفعالية.

عناصر تجربة الزائر

نستعرض فيما يلي الـ 7 عناصر الأساسية، المكونة والمؤثرة في تجربة الزائر:

الوصول Reach

وهنا المقصود بعنصر الوصول، هو مدى سهولة وإمكانية الوصول إلى الفعالية وتوفير كافة التسهيلات والمعلومات المفيدة التي قد يحتاجها الزوار، مثل وضوح الطريق المؤدي إلى موقع الحدث، آلية التسجيل الإلكتروني، سهولة الوصول إلى مواقع الحجز ومواقع الفعالية، آلية إرسال الدعوات والتواصل مع الحضور والمدعوين بمختلف فئاتهم.

فعلى سبيل المثال، عند رغبتك في حضور فعالية ترفيهية مُقامة في الدرعية، تحتاج أولًا لمعرفة تفاصيل أكثر وأشمل عن الفعالية، سهولة الوصول لموقع حجز التذاكر، سرعة استجابة الجهة عند ارسال استفسار، تيسير الوصول إلى موقع الفعالية، آلا يكون الطريق مثلًا غير ممهد أو مغلق، ألا تكون على علم بأن هناك مواقف نقل الزوار إلى موقع الفعالية وهكذا. كل هذه الخطوات تؤثر بالإيجاب أو السلب على تجربتك مع الفعالية بكل تأكيد.

الشعور Feel

تقوم الفعاليات بشكل أساسي على العنصر البشري، تواصل الأشخاص والتقائهم في موقع الحدث، لذلك عند الحديث عن أي فعالية، لا يمكن تجاهل تأثير الشعور على تجربة الزائر.

وهنا يتم التركيز على الإدراك كيف يتفاعل كل جانب من جوانب الفعالية مع حواس الزائر. يؤثر مزيج العناصر المرئية وألوان الهوية البصرية، وحتى طبيعية المحتوى ورسائل التواصل مع الجمهور.

ما الذي قد تشعر به عند لمح الهوية البصرية للفعالية؟ عند رؤية المظاهر الجمالية، زي المنظمين هل بإمكانك أن تشعر بأجواء الفعالية المنشودة، على سبيل المثال، إذا كانت الفعالية ترفيهية، هل تشعر بالحماس من الأجواء؟ إذا كانت الفعالية ثقافية فنية، هل بإمكانك الشعور بجمال التفاصيل، اللوحات المحيطة بك، الإضاءة المسرحية الهادئة والمعبرة؟ إذا كانت الفعالية رياضية، أين هي روح المشجع النشيط بداخلك؟

كل هذه التفاصيل الكبيرة والصغيرة، تؤثر على شعورك واستجابتك تجاه الفعالية.

العناية Care

يٌشار هنا للعناية والاهتمام بكافة التفاصيل لخدمة الحضور بمختلف فئاتهم، التنظيم، التعاون، الإرشاد، السلاسة في التجاوب من قبل فرق التنظيم تجاه الزوار، تطبيق بروتوكول التعامل، استقبال وضيافة كبار الزوار، أصحاب السمو الأمراء وأصحاب المعالي، الشخصيات العامة، المشاهير، الإعلاميين وغيرهم. بالإضافة إلى تطبيق كافة بروتوكولات الأمن والسلامة والإجراءات الاحترازية والوقائية في موقع الفعالية لضمان سلامة الزوار.

الاستمتاع Enjoy

يتم تطبيق عنصر الاستمتاع من خلال مبدأ المشاركة، فالشمولية والمشاركة أمران أساسيان لفعالية ناجحة. إذا لم يكن زوارك قادرين على التفاعل والانضمام والتواصل مع أجواء الحدث ، فقد يفقدون الاهتمام تمامًا. يريد الزوار أن يشعروا أنهم محل تقدير واهتمام.

لذلك نحرص على استمتاع الحضور والمشاركين بكافة الفعاليات والأنشطة المصاحبة في الموقع والأنشطة الخارجية إذا توافرت، مثل جدول الزيارات والرحلات التاريخية والثقافية والترفيهية لمعالم المملكة لعيش تجربة رائعة، على سبيل المثال التخطيط لزيارة خارجية للضيوف مثل زيارة العلا، الدرعية، مدينة الملك عبدالله المالية وهكذا. بالإضافة إلى توفير كافة وسائل الاستمتاع لجميع المشاركين والحاضرين.

التواصل Connect

عنصر مهم من عناصر تجربة الزائر هو توفير مساحة مشتركة للتواصل بين الحضور وتبادل الأفكار والأراء، فعلى سبيل المثال، في الفعاليات المختصة بالإبتكار والأبداع وريادة الأعمال، أول ما قد يرغب فيه الزوار هو الإلتقاء بالمبدعين المشاركين، رواد الأعمال، الشركات الناشئة للتعرف على الأفكار الجديدة، والمقابلة، توفير فرص مثالية للتعرف على المواهب والكوادر الشبابية الحماسية.

الذكرى Memory

بعد إنتهاء الفعالية، ما الذي قد يتذكره الحضور عنك؟ الذكريات السعيدة والأجواء المُرضية التي عاشوها في الفعالية، لذلك نحرص على أن تصنع ذكرى تدوم بأذهان الحضور أثناء وبعد انتهاء الفعالية من خلال الإهتمام بكافة عناصر الحدث، بالإضافة إلى بعض التفعيلات والأنشطة لتعزيز الذكرى السعيدة، على سبيل المثال:

جدول رحلات وأنشطة مصاحبة استثنائي، التوثيقات المرتبطة بأجواء الفعالية، بوثات وجدران التصوير وغيرها، فيٌصبح من الصعب نسيان الفعالية.

الرائحة Smell

بإمكان الرائحة أن تصنع الذكرى، تُشكل الصور، تٌنعش مواطن الشعور والحواس، بإمكان الرائحة أن تُشعرك بالسعادة، الجمال، الحماسة، الإنتعاش، الإستعداد، الإنتماء. ولأن تجربة الزائر لا يمكن أن تقتصر فقط على حضور الفعالية والاستمتاع بالأنشطة المصاحبة، فإننا ننصح بالإهتمام بعنصر قد يًغفل عنه عند تخطيط تجربة الزائر، ألا وهو عنصر الرائحة، لتكتمل أركان تجربة الفريدة في موقع الفعالية.

لذلك نهتم باختيار الروائح المناسبة التي تعكس أجواء الفعالية وتٌعطي رائحة مميزة للمكان وتوزيعها بشكل مدروس في مساحات الفعالية الداخلية والخارجية؛ لتطبع صورة ذهنية مميزة للفعالية بداخل الحضور.

آلية تقييم تجربة الزائر

لكي يتم تقييم تجربة الزائر بشكل شامل، يتم رصد كافة عناصر التجربة لكي تخضع إلى عملية التحليل والتقييم، ومن ثم التحليل السلوكي للزوار.

وهنا يتم التقييم بناءًا على سلوك وتفاعل الزوار، كيف يجعلهم الحدث يتصرفون؟ كيف يتجاوب الحضور وما هي ردود أفعالهم على كافة الأنشطة والمظاهر؟ كيف يتحدثون عن الفعالية؟

يمكن أن يتخذ هذا السلوك عدة أشكال. قد يكون شيئًا بسيطًا مثل التحدث عن الفعالية مع الأصدقاء والعائلة أو عبر وسائل التواصل الإجتماعي. ويمكن أن يرتدي قطعة ملابس عليها شعار الهوية البصرية على سبيل المثال.

بغض النظر عن الشكل الذي يتخذه سلوك الزائر، غالبًا ما يكون السلوك هو أهم مؤشر على مدى قوة التأثير.

ولكي تتمكن من تقييم السلوك، يجب علينا التنسيق مع جميع الفرق واللجان التنظيمية في الفعالية لتحليل التقارير الصادرة منهم، على سبيل المثال، تقرير لجان التنظيم، تقرير لجان الأمن، تقرير فريق التسويق، تقرير فريق الإعلام وهكذا، بعد ذلك تتم عملية الرصد والتحليل، وإصدار تقييم نهائي لتجربة الزائر.

كيف تمكنك وتن من تحقيق تجربة زائر ناجحة؟

لا شك أن التخطيط لتجربة زائر شاملة أمر ممتع، لكنه قد يكون مليء بالتفاصيل والخطط التفعيلية بعض الشيء، لذلك من الضروري اختيار الشريك المناسب لإدارة وتنظيم الفعالية وبناء تجربة زائر متكاملة الأركان، وهو ما نحرص على تقديمه على يد فريق عمل وتن، بداية من الفكرة وصولًا إلى الإنتاج. نبدأ بدراسة وتحليل الفعالية، تحديد نطاق العمل، التخطيط والإبداع، بناء تجربة ورحلة الزائر، يتبع ذلك مرحلة البناء والتنفيذ، والتشغيل والعمليات اللوجستية، والتسويق والتغطية الإعلامية والإعلانية، قبل الوصول إلى مرحلة التقييم والتقرير. يهدف ذلك إلى ضمان تقديم فعالية استثنائية للزائرين.

اقرأ ايضا: مؤتمر لا يُنسى: كيفية تنظيم مؤتمر ناجح في 7 خطوات