عقب انتهائك من تنظيم أول فعالية وتحقيق نجاحٍ كبير فيها، واستمتاعك بتعليقات المشاركين وشعورك بالفخر والاعتزاز بالعمل المذهل الذي قدمته، تأتي مرحلة مهمة وحاسمة تكمل لك دائرة نجاح فعاليتك وهي لحظة التفكير والتقييم للأرباح العائدة من هذا الحدث، حيث يتوجب عليك قياس المنفعة التي جنيتها من هذه الفعالية. من هنا يظهر دور قياس عائد الاستثمار للفعالية "ROI" الذي يحدد لك بوضوح القيمة الفعلية للجهود التي بذلتها في تنظيم الفعالية.

دون شك لا يمكن الاستغناء عن دور قياس العائد على الاستثمار" (ROI)، فهو يشكل الأداة المحورية لقياس القيمة الفعلية لجهودك. فعبر هذا المؤشر يتم توضيح النسبة المئوية للفوائد المحققة مقابل الاستثمارات التي أنفقتها. إنه ليس مجرد رقم بل هو مقياس دقيق لكفاءة استخدامك للموارد والتفاعل مع الهدف الذي رسمته. لذا في هذه المقالة سنتعمق في مفهوم وأهمية عائد الاستثمار، وسنشرح كيفية قياسه بخطوات سلسة وبسيطة.

تعريف عائد الاستثمار:

هو عملية دقيقة لاستخراج البيانات وتحليلها بهدف تقييم كفاءة الفعالية وتحقيقها. يقوم هذا القياس بحساب القيمة أو المبالغ التي تم دفعها في الفعالية بالمقارنة مع التكلفة المستثمرة فيها، ويعكس هذا الحساب توازناً بين الإنفاق والعوائد.

عندما يتم تقدير النسبة المئوية لعائد الاستثمار، يتمكن المنظمون من تقدير القيمة الفعلية للفعالية ومدى تأثيرها على أهداف الأعمال والعلاقات. ومن خلال تحليل هذه البيانات، يصبح بالإمكان اتخاذ قرارات استراتيجية مستنيرة تعزز من جودة الفعاليات المستقبلية وتحقق تجربة مميزة للمشاركين.

ببساطة، قياس عائد الاستثمار للفعالية يمكن أن الأساس لتحقيق تحول حقيقي في مفهوم التخطيط والتنظيم، حيث يعمل كدليل استراتيجي يوجه القرارات نحو تحقيق نجاح مستدام ورفع قيمة الفعاليات بشكل متجدد ومبتكر.

أهمية قياس عائد الاستثمار:

قياس عائد الاستثمار للفعالية هو أمر مهم جدًا لكلًا من المنظمين والمشاركين في الفعاليات، حيث يقدم لهم فوائد متعددة:

• يتيح قياس كفاءة وجدوى الفعالية من الجوانب المالية والتسويقية والتعليمية والاجتماعية اتخاذ قرارات مستنيرة وشاملة.
• تحليل نقاط القوة والضعف في تخطيط وتنفيذ الفعالية يفتح الباب أمام تحديد الفرص والتحديات المحتملة لتحقيق النجاح.
• اتخاذ قرارات استراتيجية حول مستقبل الفعالية يستند إلى تحليل دقيق ومقاييس محددة، مما يؤدي إلى تحقيق تطوير مستدام وموجه.
• تقديم تقارير شفافة وشاملة تسهم في التواصل مع الجهات المعنية، وتعزز من التفاهم والتعاون لتحقيق نتائج أفضل.

بعد ما تعرفنا على أهمية قياس عائد الاستثمار للفعالية، يظهر أمامنا أمر ضروري لا غنى عنه وهو كيف يمكن حساب صافي الربح أو الفائدة المُحققة من الفعالية؟ في الحقيقة أن تلك العملية تعتمد على نوعها وطبيعتها وأهدافها. حيث تختلف المؤشرات والمقاييس المُستخدمة لقياس نجاح وأثر الفعاليات حسب جمهورها ومساهمتها. قد تكون بعض الفعاليات هدفها زيادة المبيعات أو التبرعات، وبالتالي يمكن قياس ربحها بشكل مباشر. ومن جهة أخرى، قد تسعى بعض أنواع الفعاليات لرفع الوعي أو التأثير أو التغيير، وهنا يجب الاعتماد على مؤشرات غير مادية لقياس فائدتها.

ومن هنا يتضح لنا أن المؤشرات تختلف وفقًا للهدف والجمهور المستهدف، ولكن على الرغم من اختلاف المؤشرات فهناك ايضًا بعض الخطوات الأساسية التي يمكن اتباعها بشكل محدد ودقيق حتى تتمكن من قياس عائد الاستثمار للفعالية بطريقة احترافية وترى أمامك مدى نجاحك في تحقيق الأهداف المالية والغير مادية بشكل شامل وواضح.

خطوات قياس عائد الاستثمار للفعالية:

أولًا : تحديد أهداف وغايات الفعالية

يعتبر تحديد أهداف الفعالية من الخطوات الحاسمة في عملية القياس؛ لأنك في هذه المرحلة يتطلب منك أن تحدد النتائج التي تسعى لتحقيقها من خلال التنظيم أو المشاركة في الفعالية، وأن تكون على دراية كاملة أيضًا المعايير التي ستُستخدم لتقييم درجة تحقيق هذه النتائج.

على سبيل التوضيح، إذا كنت تهدف إلى زيادة المبيعات من هذه الفعالية، يجب عليك هنا تحديد القيمة المستهدفة للمبيعات وتحديد عدد العملاء المحتملين الذين تتطلع لجذبهم. وإذا كنت تسعى إلى رفع الوعي أو تحقيق تأثير معين أو تغيير، يجب تحديد عدد الأفراد الذين تهدف إلى وصولهم برسالتك وتعرف مستوى التفاعل أو التأثير الذي ترغب في تحقيقه فيهم. باختصار يجب أن تكون أهدافك ذات صلة برؤية ورسالة واستراتيجية عملك، وأن تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحدودة زمنيًا (SMART).

ثانيًا: تحديد المؤشرات والمقاييس

بمجرد تحديد هدفك الرئيسي، تبدأ في التفكير بالخطوات اللازمة لتحقيق النتيجة المرجوة. من هنا تظهر خطوة تحديد مؤشرات الأداء والمقاييس للحدث. عندما تقوم بتحديدهم بعناية ستكون قادرًا على جمع البيانات قبل وأثناء وبعد الفعالية. تُعرف المؤشرات بأنها المتغيرات التي تُستخدم لقياس الأداء، مثل عدد الزوار أو نسبة التحويل أو مستوى الرضا، بينما تُعرف المقاييس بأنها الأرقام التي تُستخدم لتحديد قيم تلك المؤشرات، مثل 1000 زائر أو 10٪ من التحويل أو تقدير 4 من 5 درجات للرضا.

لذا يجب أن تكون المؤشرات والمقاييس ذات صلة مباشرة بأهدافك، وأن تكون دقيقة وموثوقة وسهلة الجمع والتحليل. علاوة على ذلك فهناك العديد من المصادر التي يمكن استخدامها لجمع البيانات، بما في ذلك استطلاعات الرأي ونظام إدارة العلاقات مع العملاء (CRM) وأدوات التحليل الإلكتروني ومنصات وسائل التواصل الاجتماعي.

ثالثًا: تقدير العائد المادي

لحساب الربح الصافي أو الفائدة المحققة من فعالية ما، أولًا يجب أن نقوم بطرح تكلفة تنظيم الفعالية من إجمالي الربح أو الفائدة التي تحققت من خلالها. بكل بساطة في هذه الخطة ستقوم بتحديد التكلفة الكلية المتعلقة بالفعالية، وذلك من خلال احتساب جميع النفقات المرتبطة بها، مثل رسوم التسجيل وتكاليف السفر والإقامة والتسويق والدعاية وتكاليف المواد والمعدات.

من جهة أخرى، تقوم بحساب الربح الكلي أو المنافع التي تولدت من الفعالية، مثل عائدات بيع المنتجات أو الخدمات، والتبرعات أو التمويلات، وزيادة عدد العملاء أو المتابعين، وزيادة الوعي أو التأثير أو التغيير الذي أحدثته الفعالية. أما بخصوص حساب التكلفة والربح أو الفائدة يتم ذلك باستخدام نفس وحدة القياس، سواء كانت بالدولار أو بعدد الأشخاص أو بنسبة مئوية. وبعد ذلك يمكنك حساب الربح الصافي أو الفائدة من خلال طرح التكلفة الكلية من الربح أو الفائدة الكلية التي تم تحقيقها.

رابعًا: حساب نسب عائد الاستثمار للفعالية

يمكن حساب نسبة عائد الاستثمار للفعالية بطريقة بسيطة. عليك أولاً تقسيم صافي الربح أو الفائدة على تكلفة الفعالية، ثم ضرب النتيجة في 100. هذه الخطوة تعتمد على استخدام القيم التي حسبتها في الخطوة السابقة. يمكنك استخدام الصيغة التالية: (صافي الربح أو الفائدة / تكلفة الفعالية) × 100 = ROI. على سبيل المثال، إذا كان لديك صافي ربح فعالية بقيمة 20000 دولار، وكانت تكلفتها 50000 دولار، فإن نسبة العائد على الاستثمار ستكون: ROI 40٪= (20000 / 50000) × 100.

اقرأ أيضًا: دليل اختيار المتحدثين المناسبين لفعاليتك

خامسًا: تقييم وتحليل النتائج

تأتي أهم خطوة ومرحلة وهي تقييم وتحليل النتائج، ومقارنتها بالمعايير أو المعدلات المرجعية أو التوقعات. تلك المرحلة تتطلب منك مقارنة نسبة عائد الاستثمار للفعالية التي حسبتها في الخطوة السابقة مع مجموعة من المؤشرات أو المقاييس التي تساهم في تقييم نجاح وجدوى الفعالية. هناك مجموعة من المؤشرات والمقاييس التي يمكن استخدامها في هذا التقييم:

المعايير:

هي الأهداف التي حددتها من البداية، والتي تمثل مستوى الأداء المطلوب. على سبيل المثال، إذا كان هدفك هو زيادة المبيعات بنسبة 20٪، تكون هذه هي المعيار التي تقوم بتقدير نجاح الفعالية بها. وإذا كانت نسبة عائد الاستثمار تفوق الـ 20٪، فهذا يعكس تحقيق أو تجاوز الهدف المحدد. وإذا كانت أقل، فهذا يظهر أن الفعالية لم تصل إلى مستوى الأداء المتوقع.

معدلات داخلية:

تُعبِّر عن متوسطات أو قياسات نسبة عائد الاستثمار للفعاليات التي سبق أن نظمتها أو شاركت فيها في الماضي، وتُستخدم لتقييم التحسن أو التراجع في أداء الفعالية الحالية. على سبيل المثال، إذا كان متوسط نسبة عائد الاستثمار للفعاليات السابقة في السنة الماضية هو 30٪، فهذا هو المعدل المرجعي الذي تستخدمه لمقارنة نسبة عائد الاستثمار للفعالية الحالية. وإذا كانت نسبة عائد الاستثمار أعلى من 30٪، فهذا يعني تحقيق تحسن في أداء الفعالية. أما إذا كانت أقل من 30٪، فهذا يشير إلى حدوث تراجع في أداء الفعالية.

معدلات خارجية:

تُمثل متوسطات أو قياسات نسبة عائد الاستثمار للفعاليات التي نظمتها أو شاركت فيها من قبل منظمات أو مؤسسات أو أفراد آخرين في نفس المجال أو الصناعة أو السوق، وتُستخدم لتقييم التنافسية أو المقارنة مع الآخرين. على سبيل المثال، إذا كان متوسط نسبة عائد الاستثمار لفعاليات منافسيك في السوق هو 40٪، فهذا هو المعدل المرجعي الذي تستخدمه لمقارنة نسبة عائد الاستثمار للفعالية التي نظمتها. وإذا كانت نسبة عائد الاستثمار أعلى من 40٪، فهذا يُشير إلى تفوقك على منافسيك في أداء الفعالية. أما إذا كانت أقل من 40٪، فهذا يُظهر تأخرك عن منافسيك في أداء الفعالية.

التوقعات:

عبارة عن انعكاس تقديراتك لأداء الفعالية قبل تنفيذها. تستند هذه التوقعات إلى خبرتك الشخصية أو معلومات مستمدة من بحث أو استشارات خبراء. على سبيل المثال، إذا كنت تتوقع نسبة عائد الاستثمار للفعالية المنتظرة تكون 50٪، فإن هذا التوقع يعكس الأداء المتوقع. إذا تطابقت نسبة العائد مع التوقعات، فهذا يُظهر تحقيق ما توقعته. إذا كانت أعلى، يُبين تجاوز التوقعات، وإذا كانت أقل، يُشير إلى عدم تحقق التوقعات.

سادسًا: تحسين عائد الاستثمار

تأتي هذه المرحلة بأهميّتها في اتّخاذ الإجراءات والتوصيات الملائمة لتحسين عائد الاستثمار في الفعاليات المستقبلية. وتلزمك هنا استنادًا إلى النتائج والتحليلات السابقة. حيث تعمل هذه الخطوة على تمكينك من اتخاذ قرارات مستنيرة ومبرّرة، كما تهدف إلى زيادة جدوى الاستثمار في المستقبل. إليك بعض الإجراءات والتوصيات المحتملة:

• تعديل وتحسين الفعالية: في حالة عائد الاستثمار الضعيف، قد تنظر في تغييرات هيكلية أو محتوى الفعالية. يمكن تعديل الأهداف، وتحسين عناصرها المختلفة مثل المؤشرات والمقاييس والبيانات والتكاليف والربح والفائدة.
• تحليل الأسباب والعوامل: يتطلب التحليل فحصًا دقيقًا للعوامل التي أثّرت على عائد الاستثمار. سواء كانت إيجابية أو سلبية، يجب تحديد الجوانب الداخلية والخارجية التي أثّرت على الأداء.
• استنباط الحلول والتحسينات: بناءً على تحليل الأسباب، يمكن تطوير حلول وتحسينات تستهدف تعزيز العائد على الاستثمار. قد يتضمن ذلك تحسين عملية التخطيط والتنفيذ، وتحديد أهداف أكثر دقة والابتكار في الفعالية.

من الجدير بالذكر أن تحليل الأسباب والعوامل التي أثرت على نسبة العائد يمكن أن يساعد في التعرف على نقاط القوة والضعف، وبالتالي تعزيز النقاط الإيجابية ومعالجة النواحي التي تحتاج إلى تحسين. إذا تم تحديد أمور تحتاج إلى تعزيزها، يمكن توجيه الجهود نحو تنفيذ التحسينات المناسبة وتعديل الاستراتيجيات وفقًا لذلك.

سابعًا: إعداد تقرير شامل

تتطلب هذه الخطوة منك إعداد تقرير متقن وشامل ومحايد ومهني يغطي عدة جوانب مهمة. تضمّن التقرير تقديمًا لنسبة عائد الاستثمار للفعالية، بالإضافة إلى تفسير وتحليل العوامل والأسباب التي أثّرت على هذه النسبة. كما يشمل التقرير الإجراءات والتوصيات التي تم اتخاذها أو ستتخذ لتعزيز جدوى الاستثمار في الفعاليات المستقبلية.

علاوة على ذلك نرى أن تفاصيل التقرير يجب أن تكون منظّمة ومنسقة باستخدام تنسيق مناسب الذي يشمل عدة أشياء مثل، الغلاف والمحتوى والمقدمة والأهداف والمنهجية والنتائج والتحليلات والاستنتاجات وكذلك التوصيات والمراجع.

في الختام، يظهر لنا بوضوح أن قياس عائد الاستثمار للفعالية يمثل الأداة السحرية التي تمكنك من النظر بعمق واستيعاب شامل لقيمة المجهودات والاستثمارات التي قمت بها في الفعالية. كما تسهم البيانات الواقعية والمدروسة بدقة في تعزيز التفاهم والتواصل بين مختلف الأطراف، وتوجهك نحو اتخاذ القرارات البنّاءة والفعّالة بشأن مستقبل تلك الفعاليات. أما إذا كنت تريد معرفة المزيد من المعلومات في مجال إدارة وتنظيم الفعاليات، يمكنك متابعتنا باستمرار حتى تستنير بمزيد من النصائح والإرشادات لتحقيق نجاح مبهر في هذا المجال المتطور والفعال.