شهدت المملكة العربية السعودية تطورًا كبيرًا في قطاع الفعاليات في السنوات الأخيرة، الذي يعد أحد المحركات الرئيسية للتنمية الاقتصادية والثقافية والسياحية. وفقًا للهيئة العامة للإحصاء قد بلغ عدد الفعاليات التي تم إقامتها في المملكة في عام 2021 ما يقارب 10 آلاف فعالية، شارك فيها أكثر من 20 مليون زائر، وشملت مختلف المجالات مثل التجارة والتعليم والثقافة والفن والرياضة. هذه الفعاليات تأتي بأشكال وأنواع مختلفة تتشكل على حسب كل هدف وكل جمهور مستهدف.

لذلك سنأخذك اليوم في جولة معرفية مليئة بالمعلومات القيمة نسلط فيها الضوء على عالم تنظيم الفعاليات. بداية من التعرف على مفهوم الفعاليات وأهميتها للحضور وللمؤسسات معًا، مرورًا باستعراض أنواع الفعاليات التي تمتاز بتأثيرها الكبير على الأعمال حتى نصل إلى نهاية المقال ستكون مستعدًا لاختيار النوع المناسب من الفعاليات الذي ينسجم مع أهداف عملك ويساهم في تحقيقها بشكل متميز وفعّال.

تعريف ومفهوم الفعاليات:

الفعاليات ليست مجرد تجمعات عابرة؛ بل هي تجارب قيمة تجمع بين فئات مختلفة من الأفراد، حيث يتشاركون اهتمامات وأهدافًا مشتركة. فإذا نظرنا إلى الغاية وراء الفعاليات فنرى أن هذا الأحداث تسعى إلى تحقيق أهداف وخطط معينة، سواء كانت ذلك في سياق تجاري أو تعليمي أو ترفيهي أو خيري أو ثقافي أو رياضي، وغالبًا ما تقام في زمان ومكان محددين. كما تتسم الفعاليات بالديناميات، حيث تمتد على فترة زمنية قصيرة نسبيًا وتعتمد على وسائل متعددة للاستمتاع الحضور وإثراء تجربتهم.

ما هي أهمية وأهداف الفعاليات؟

الفعاليات تحمل دورًا بارزًا في تنمية المجتمعات وتعزيز الاقتصاديات. حيث تسهم بشكل كبير في:

• نشر المعرفة والثقافة وتعزيز الابتكار
• تعزيز الصورة الذهنية وبناء السمعة وزيادة الوعي
• تحقيق نمو في المبيعات وزيادة الإيرادات وتعزيز الأرباح
• جذب وتوسيع قاعدة الزبائن والشركاء والمستثمرين
• تحفيز منافسة صحية وتعزيز معايير الجودة والابتكار
• تقديم خدمات متميزة وفرص متعددة
• تعزيز الروابط الاجتماعية وبناء الانتماء وتعزيز الولاء
• دعم القضايا الخيرية ونشر القيم والرؤى الإيجابية

لماذا يحضر الأشخاص هذه الفعاليات؟

عند النظر إلى في هذه النقطة نرى أن الحضور الأشخاص لمختلف أنواع الفعاليات يمتلك دوافع متعددة تعكس تنوع احتياجاتهم واهتماماتهم. يمكن أن يكون الحضور للاستمتاع والتعرف باستفاضة عن مجال معين، أو يمكن أن يكون للمشاركة في الأنشطة واكتشاف جوانب جديدة، أو حتى للاحتفال بأحداث مهمة. جميعها بالفعل أهداف مختلفة تكمن وراء سر حضور الأشخاص للفعاليات، ولكن من المهم إذا كنت تريد تنظيم فعالية أن تعمل وتجتهد كل الجهد حتى تنجح في تعزيز تجربة الزائر وتجعله يتمنى حضور أي حدث تنوي تنظيمه مرة أخرى.

كيف يتم تصنيف الفعاليات؟

يتم تقسيم الفعاليات إلى تصنيفات متنوعة وفقاً للخصائص والأهداف. وعلى الرغم من التشابه في أساسيات تنظيم الفعاليات، إلا أنها تختلف بتخصصها وأهدافها المحددة. لنتعرف على هذه التصنيفات وأقسامها الرئيسية:

أولاً تصنيف الفعاليات حسب عدد الحضور:

1. الفعاليات المحلية: تستهدف جمهورًا محليًا بهدف الترفيه والتواصل المجتمعي، وتعزز الانتماء والفخر المحلي.
2. الفعاليات المهمة: تستقطب زوارًا من مختلف المناطق بفضل حجمها وتأثيرها الإعلامي، وتساهم في تعزيز السياحة والاقتصاد المحلي.
3. الفعاليات الضخمة: تتسم بحجمها الكبير وتأثيرها الواسع على الاقتصاد والإعلام، وتحتاج إلى تخطيط متقدم وتنظيم متميز.

ثانيًا: تصنيف الفعاليات حسب المضمون:

1. الفعاليات الترفيهية: تهدف إلى توفير تجربة ترفيهية وممتعة للحضور من خلال أنشطة وعروض ترفيهية متنوعة
2. الفعاليات التعليمية: تركز على تبادل المعرفة والتعلم من خلال ورش عمل ومحاضرات توعوية.
3. الفعاليات الثقافية: تسعى للتعريف بالثقافات المختلفة من خلال فعاليات فنية وعروض تعكس التراث والهوية الثقافية.
4. الفعاليات التجارية: تهدف إلى تعزيز التجارة وبناء علاقات تجارية من خلال معارض ومؤتمرات.
5. الفعاليات الاجتماعية: تسعى لتعزيز التواصل والتواصل الاجتماعي وبناء شبكات علاقات.

من خلال هذه التصنيفات المتعددة، يمكننا تحقيق فهم أفضل لعالم الفعاليات وتخصيص التخطيط والتنظيم بشكل مناسب لتحقيق أهداف متنوعة وناجحة.

اقرأ ايضًا: أبرز اتجاهات الفعاليات الافتراضية في 2023

ما هي أنواع الفعاليات الشائعة؟

يوجد العديد من أنواع الفعاليات المختلفة، يمكن تصنيفها بحسب نطاقها، طبيعتها، جمهورها، أو محتواها.أما الآن سنقوم باستعراض أهم 8 أنواع من الفعاليات الرائجة بين الكثيرين من المؤسسات والأفراد في مختلف المجالات.

المؤتمرات:

هي فعاليات تجمع بين مجموعة كبيرة من الأشخاص الذين يتشاركون في جلسات توجيهية ومحاضرات متخصصة ونقاشات مثرية تدور حول موضوع أو مجال معين. تعتبر من أهم أنواع الفعاليات التي تهدف إلى تبادل المعرفة والآراء وتقديم الخبرات والتوصيات المفيدة. علاوة على ذلك نرى أن المؤتمرات تندرج تحت بند الأحداث طويلة المدى، حيث تمتد عادة ليوم أو أكثر، وتقام في قاعات مجهزة جيدًا كالفنادق أو المراكز المتخصصة.

هناك تنوع مذهل في أشكال المؤتمرات، سواء كانت واقعية أو افتراضية أو هجينة والتي تتميز بالمزج بين المؤتمر الواقعي والافتراضي. تهدف هذه المؤتمرات إلى تحقيق أهداف متعددة، من زيادة الاستفادة العملية وتبادل المعرفة، إلى رفع الوعي بالعلامة التجارية وتسريع انتشارها المذهل.

اقرأ بالتفصيل عن: المؤتمرات الهجينة وكيفية تنظيمها بنجاح

المعارض التجارية:

المعارض التجارية هي مناسبات استثنائية تجمع بين مجموعة متنوعة من الشركات في نفس الصناعة، حيث يتاح لها فرصة لعرض منتجاتها وخدماتها أمام الجمهور. تتمحور فلسفة هذه المعارض حول الابتكار وإبراز أحدث الإنجازات، مع التركيز على إثارة الفضول والاهتمام بالعلامة التجارية. كما يعطي المعرض التجاري الفرصة للجمهور المستهدف للتفاعل بشكل مباشر مع المنتجات، مما يمكّنك من تقديم تجارب مميزة وترك انطباع لا يُنسى.

ليس هذا فقط بل تمثل المعارض أيضًا الفرصة الذهبية للاستفادة من العملاء المحتملين الذين لم يكتشفوا منتجك بعد أو يتطلعون للحصول على مزيد من المعلومات بصورة شخصية. تُعد هذه الأحداث مفيدة للشركات التي تهدف إلى تعزيز التفاعل الشخصي مع عملائها، وبناء جسر تواصل يسهم في تعزيز العلاقات. هناك بعض المعارض الكبيرة التي أٌقيمت في المملكة وحازت على شهرة وتفاعل جيد من الجمهور مثل" معرض هوريكا، "معرض جدة الدولي للكتاب"، "معرض سبارك للابتكار".

أما عن حديثنا عن المعارض الهجينة فقد يراها الكثيرون نمطًا مميزًا آخر يجمع بين الموردين والمشترين وتجار التجزئة؛ لتقدم تجربة متكاملة تمزج بين العروض الحية والعروض المنتجات والجلسات التعليمية، مما يوفر للحضور فهم شاملًا للتطورات في الصناعة.

من طرف آخر، يُمنح المنظمون للمعارض التجارية والمعارض أهمية كبيرة لتحقيق أهدافهم، بما في ذلك:

• رفع الوعي بالعلامة التجارية: يُمكن للمعرض أن يكون مساحة مثالية للتعريف بعلامتك التجارية وتعزيز شهرتها.
• تحقيق الاستفادة المالية: يمكن للشركات جني العوائد من المبيعات أو الرعاية المالية للمعرض.
• زيادة الإيرادات من خلال مبيعات التذاكر: توفير فرصة للحضور للتفاعل مع منتجات متنوعة يمكن أن يحقق دخلًا إضافيًا للمعرض.

اقرأ ايضا: دليل تخطيط وإدارة المعارض

ورش العمل:

باستكمال حديثنا عن أنواع الفعاليات تظهر لنا ورش العمل وهي عبار عن تجارب تعليمية ممتعة وتفاعلية تهدف إلى تطوير مهارات وقدرات المشاركين. تُقام هذه الورش في بيئات مجهزة خصيصًا بالأدوات والموارد الملائمة لتقديم تدريب عملي. كما تتميز ورش العمل بالتركيز على مجموعات صغيرة إلى متوسطة من الأشخاص، حيث يتم تنظيمها بشكل محدد وتتطلب التسجيل المسبق.

هذا النوع من الفعاليات يمكن أن يكون طريقة ممتازة لتعزيز المهارات والمعرفة من خلال تفاعل مباشر وتطبيق عملي. عادةً ما تمتد ورش العمل لعدة ساعات أو لأيام قليلة، مما يتيح الفرصة لتعمق المشاركين في الموضوع واستيعاب المفاهيم بشكل أفضل. بالإضافة إلى ذلك نرى ورش العمل قد تمثل مساحة مثالية للمشاركين من مختلف الخلفيات للتعلم والتبادل المعرفي الذي يؤدي في النهاية إلى تنمية المهارات الشخصية والمهنية، وحل المشكلات، واستقاء أفضل الممارسات التي بالطبع ستعود بالنفع على هؤلاء الأشخاص.

الندوات:

هي فعاليات تهدف إلى تقديم محاضرة أو عرض حول موضوع محدد أو مشكلة معينة، وتفتح المجال للنقاش والحوار مع الحضور. يتم تنظيم الندوات لعدة أهداف منها تشجيع التواصل داخل الفريق، أو مناقشة مراحل التقدم في الشركة أو مجال معين، أو وضع أهداف مستقبلية للمؤسسة.

أما النوع الافتراضي من الندوات وهو " الندوات عبر الإنترنت" فهذا النوع يقدم فرصة مميزة افتراضية تشمل جلسات مباشرة أو مسجَّلة، وغالبًا ما تكون تعليمية مجانية. تُمَنَّح الأولوية لهذه الندوات في زيادة الوعي بالعلامة التجارية، وتطوير أفكار مبتكرة، وبناء شراكات استراتيجية.

علاوة على ذلك فقد نرى أن هذا النوع من الفعاليات من الممكن أن يلبي احتياجات المهتمين بمعرفة منتجات أو تقنيات جديدة، كما تساهم هذه الندوات في تقديم تجربة تعليمية مميزة من خلال أدوات المشاركة المبتكرة، مثل التعليقات والدردشة والاسئلة والاستطلاعات والمشاركة الاجتماعية.

من الأمثلة البارزة للندوات في المملكة العربية السعودية: "قمة التحول الرقمي السعودي"، "ندوة رائدات التغيير"، "ندوة كورسيرا للتعليم عبر الإنترنت". حتى وقتنا الحالي نرى في مختلف أنواع وأهداف الندوات مساحات ملهمة للتفاعل والتعلم التي تعزز من روح الفريق، وتعكس رؤية وتطلعات المؤسسة.

الحفلات:

تأتي الحفلات من أنواع الفعاليات التي يفضلها البعض، و هي عبارة عن أحداث تهدف إلى الاحتفال بمناسبة معينة أو تكريم شخص أو جهة ما، بمشاركة عدد من المدعوين. تُقام الحفلات في مساحات متنوعة كالصالات والقاعات والمطاعم والفنادق، وتتمتع بأجواء خاصة تخلّد اللحظات. بالإضافة إلى ذلك يتم تصميم الحفلات لتتناسب مع الطابع الخاص أو العام للمناسبة، وتتضمن برامج ترفيهية وفنية متنوعة وعروض تكريمية وتوزيع جوائز.

من الأمثلة الملهمة لحفلات ناجحة في المملكة العربية السعودية، حفل "الملك عبد الله للإبداع" السنوي، الذي يكرّم المبدعين في مجالات متعددة كالعلوم والتقنية والفنون والثقافة والإنسانية. الذي احتوى على فقرات موسيقية وفنية متنوعة ذات طابع مختلف ومميز.

فعاليات الداخلية للشركات:

غالبًا ما تُستخدم الفعاليات الداخلية للشركات لتكون وسيلة تسويقية لخلق وجذب الانتباه لغرض معين داخل الشركة. كما تتطلب تلك الفعاليات التنظيم والتخطيط الدقيقين لضمان النجاح بشكل صحيح. تزيد شعبية هذا النوع من الفعاليات نظرًا لتقديمها تجربة فريدة ومثيرة لا يُمكن العثور عليها في الأحداث التقليدية. وتتنوع أنواع الفعاليات التجارية الداخلية، وإليك ثلاثة من أكثرها شيوعًا:

إطلاق منتج جديد:

تُستخدم الفعاليات الداخلية كثيرًا لإطلاق منتجات جديدة، خاصة في صناعات الموضة والجمال. إنها طريقة جيدة بالطبع لإثارة الضجة وجعل الأشخاص يتحدثون ويناقشون عن منتجك الجديد.

تعزيز قوة الفريق:

هي تجربة ساحرة لتعزيز الروح التعاونية والمنافسة داخل الفريق. من خلال تعزيز الترابط بينهم وبالأخص تحفيزهم. يمكن أن تكون الأهداف متنوعة وتعتمد على الشركة نفسها. على سبيل المثال يمكن استخدام أنشطة إبداعية وفعالة لحل المشكلات الداخلية، أو استخدام أنشطة تعاونية وترفيهية لتعزيز أداء الفريق.

إنجازات الشركة:

يمكن استخدام الفعاليات الداخلية للاحتفال بالإنجازات المميزة، سواء كان ذلك تحقيق هدف معين، أو تجاوز توقعات العملاء، أو تحقيق نتائج استثنائية. كما تكون فرصة ممتازة لتكريم العاملين الذين ساهموا في تحقيق تلك الإنجازات وتقدير جهودهم.

الفعاليات الخيرية:

تمثل الأحداث الخيرية دعوة للحاضرين للمشاركة في بناء جسور من العطاء وجمع الأموال لأغراض إنسانية مهمة. فهي تعكس تنوعًا كبيرًا في أنماط التنظيم، حيث تمتاز بالإبداع والتنوع، سواء من خلال حفلات مليئة بالمتعة، أو مزادات تشويقية، أو عن طريق ماراثونات تفاعلية، أو حفلات موسيقية ملهمة.

استضافة شركتك لحدث خيري لها تأثير كبير في تعزيز مكانتها بكونها شريكًا في الخير وتسهم في بناء سمعة إيجابية للعلامة التجارية. بالإضافة إلى الجوانب التسويقية، تمثل هذه الفعاليات فرصة للتواصل مع المجتمع وبناء روابط تراعي الجوانب الإنسانية والاجتماعية.

تأتي فعاليات جمع التبرعات كفرصة لجمع الأموال لمؤسسات خيرية أو قضايا إنسانية محددة، ويمكن تنظيمها بتنوع استراتيجيات التجميع. فالتنسيق والتخطيط الجيد لهذه الأحداث يلعبان دورًا مهمًا في تحقيق النجاح وتحقيق الأهداف الكامنة وراء هذه الأحداث.

الفعاليات الرياضية:

تقوي هذه الأحداث روح المنافسة والتحدّي، حيث يشارك الأفراد والفرق في منافسات رياضية مثيرة. تتنوع الفعاليات الرياضية بين العديد من الأنشطة المتعددة مثل سباقات الماراثون، بطولات كرة القدم المحلية، وألعاب القوى، أو حتى سباقات القوارب. كما تتفاوت الدوافع والأهداف وراء مشاركة الجماهير في الفعاليات الرياضية، وتمتزج فيها الروح الرياضية بالتحدي والترفيه. كما تُعد هذه الفعاليات فرصة لتعزيز اللياقة البدنية، تشجيع التفاعل الاجتماعي، وبث روح الروحانية الفريدة لدى المشاركين والجماهير على حد سواء.

كيف تختار نوع الفعالية المناسب لعملك؟

عندما يتعلق الأمر بتحديد الاتجاه الذي ترغب في اتخاذه لفعاليتك، يعود هذا إلى طبيعة عملك وأهدافك وجمهورك المستهدف. فالمؤتمرات العلمية ليست متشابهة مع المعارض التجارية بالتأكيد وكذلك العكس. هناك العديد من العوامل التي تحدد لك كيفية اتخاذ القرار الصائب الذي يتوافق مع أهدافك بشكل دقيق، وذلك باعتبار تنوع أنواع الفعاليات المختلفة. إليك بعض النصائح الأساسية التي يمكنك اعتمادها لاتخاذ خطوة موفقة في التخطيط الجيد لفعاليتك:

تحديد نوع الفعالية:

عند تحديد نوع الفعالية التي ترغب في تنظيمها، يجب أن تنظر بعناية إلى هدفك الرئيسي وجمهورك المستهدف وخططك المحددة. من بين أنواع الفعاليات المتاحة يجب أن يكون اختيارك دقيقًا للنوع الذي يتوافق بشكل ناجح مع متطلباتك وتوجهاتك.

وضوح الأهداف:

هناك عدة أسئلة عن الإجابة عليها ستستطيع تحديد الأهداف بدقة مثل: ما هو الهدف الرئيسي من الفعالية؟ هل تهدف لتحقيق نتائج معينة؟ ما هي المعايير التي ستستخدمها لقياس نجاح الفعالية؟

إدارة الميزانية:

يجب عليك تقدير الميزانية المتاحة. مثل ما هي الميزانية المخصصة للفعالية؟ ما هي مصادر تمويلها الممكنة؟ لذلك من المهم أن يكون اختيار نوع الفعالية متناسبًا مع الميزانية وبنفس الوقت يضمن جودة وقيمة فائقة للفعالية.

التقييم والتحليل:

عندما تنتهي الفعالية، استند إلى تقييم شامل لأدائها وتحقيقها للأهداف. أما عن طرق التقييم فهناك عده طرق مثل استخدام استبيانات الرضا أو جمع ملاحظات المشاركين والحضور، وحتى تحليل البيانات لفهم أدق لجميع التفاصيل.

الاستفادة من الخبرات:

ابحث عن تجارب الآخرين في تنظيم الفعاليات، سواء في مجال عملك أو مجالات مشابهة، واستوعب المزايا والعيوب من تلك التجارب وابحث عن أفضل الأساليب والتقنيات التي تساعدك على إنشاء فعالية مختلفة ومميزة.

استعد لتنظيم فعاليتك القادمة بنجاح:

باستخدام منصة مميزة في تنظيم وإدارة الفعاليات مثل WOTN، يمكنك بسهولة تبسيط وتحسين كل مرحلة في هذه العملية، ابتداءً من التخطيط وحتى التنفيذ والتقييم، حيث نلتزم بتقديم خدمة عالية الجودة واحترافية ومدهشة سواء كان في تنظيم المؤتمرات أ و إدارة الفعاليات الافتراضية أو غيرها من الفعاليات الأخرى.

في WOTN نرافقك في كل خطوة من خطوات مراحل تنظيم فعاليتك، بدءًا من الفكرة وصولًا إلى الإنجاز، باستخدام أحدث التقنيات وأفضل الممارسات لضمان سلاسة ونجاح فعاليتك. يظل هدفنا في وتن ليس فقط تقديم خدمات إدارة الفعاليات مميزة، بل تقديم تجربة فريدة من نوعها لا تُنسى وتلبي تمامًا احتياجاتك وتتجاوز كل توقعاتك. لذا لا تتردد كثيرًا وتواصل معانا إذا كنت تريد تحقيق ناجح مبهر في فعاليتك القادمة.