ما بين المؤتمرات التقليدية والمؤتمرات الافتراضية ظهرت لنا المؤتمرات الهجينة. هذا النوع من المؤتمرات الذي يشهد في الأيام الحالية تزايدًا ملحوظًا ويتوقع أن يحتل عالم الفعاليات عما قريب. بحسب موقع EventMB، فإن 93% من منظمي المؤتمرات يخططون لتنظيم هذا النوع في المستقبل، ويفضل 97% من المشاركين حضور مؤتمرات هجينة عوضًا عن المؤتمرات الافتراضية فقط.

لذا حان الوقت الذي تتعرف فيه على مفهوم المؤتمرات الهجينة، وكيف تختلف عن المؤتمرات التقليدية، وما هي مزاياها، وكيف يمكن تنظيمها بشكل فعال؟ في هذه المقالة سنحاول الإجابة على هذه الأسئلة، ونقدم لك نظرة شاملة على مفهومها، وأهدافها وخصائصها، وكيفية تخطيطها وإدارتها بشكل ناجح.

ما هي المؤتمرات الهجينة؟

تعتبر واحدة من أنواع المؤتمرات التي تجمع بين الحضور الحقيقي والافتراضي للمشاركين والمتحدثين. بواسطة تقنيات التواصل الافتراضي، يمكن لأولئك الذين يواجهون صعوبة في السفر إلى مكان المؤتمر أو يعانون من قيود زمنية أو مالية أو صحية أو غيرها أن يشاركوا في هذا النوع من الفعاليات عن طريق تقنيات الاتصال الافتراضية. وبالمقابل يمكن للأشخاص الذين يفضلون التواصل الشخصي والتفاعل المباشر والحضور الجسدي، حضور المؤتمر في موقعه الفعلي واكتشاف ثقافات جديدة وبناء علاقات واسعة النطاق.

فوائد المؤتمرات الهجينة 

هناك العديد من الفوائد التي يوفرها هذا النوع من المؤتمرات للمنظمين والمشاركين والجهات المستفيدة منها. من بين هذه الفوائد:

• زيادة الوصول: تعمل المؤتمرات المختلطة على توسيع دائرة الوصول بشكل كبير، حيث يتم تجاوز الحواجز الجغرافية والزمنية واللغوية. فهي تمكّن جمهورًا أوسع من المشاركة في المؤتمر. يمكن نشر المعلومات والمعرفة المكتسبة من المؤتمر بسهولة لجمهور أوسع من خلال الاستفادة من مختلف قنوات الاتصال، بما في ذلك وسائل التواصل الاجتماعي وغيرها من الوسائل.
• خطة طوارئ مدمجة: توفر حلاً متعدد الاستخدامات وقابلاً للتكيف لمواجهة المشاكل والتحديات غير المتوقعة، مثل اضطرابات السفر الجوي أو القيود الصحية أو حالات الطوارئ. في حالة حدوث أي ظروف غير متوقعة، يمكن للمنظمين التحول بسهولة إلى منصات المؤتمرات الافتراضية، مما يلغي الحاجة للحضور الشخصي ويضمن استمرارية المؤتمر بشكل سلس.
• تعزيز التفاعل والمشاركة: تساعد المؤتمرات المختلطة في تمكين التفاعل والمشاركة بشكل أفضل، حيث يتمكن الحضور من المشاركة بنشاط مع المتحدثين. يمكن للمشاركين طرح الأسئلة والانضمام إلى المناقشات والمشاركة في العناصر التفاعلية، مثل الاستطلاعات الحية والاستفتاءات والجلسات التفاعلية، وذلك لتجربة أكثر جاذبية ومشاركة.
• خفض التكاليف والأثر البيئي: يوفر هذا النوع من المؤتمرات فوائد اقتصادية من خلال تقليل التكاليف المرتبطة بالسفر والإقامة والنقل واللوجستيات. بالإضافة إلى ذلك، فهو له تأثير بيئي إيجابي حيث يتم تقليل استهلاك الموارد والنفايات والانبعاثات الضارة، وبالتالي يتم تعزيز الاستدامة في صناعة المؤتمرات.

اقرأ ايضا: من الفوضى إلى النظام: فن إدارة الحشود في الفعاليات

تقنيات المستخدمة في المؤتمرات الهجينة 

هناك مجموعة من التقنيات التواصل الافتراضي المتاحة التي تساعد في إنشاء بيئات افتراضية تعكس الحضور الحقيقي للأشخاص في مكان ما. من بين هذه التقنيات:

• نظارات الواقع الافتراضي: عبارة عن جهاز يوضع على الرأس ويغطي عيني المستخدم، ويعرض صورًا ثلاثية الأبعاد تتفاعل مع حركات رأس المستخدم وجسده. كما يستخدم هذا الجهاز لتوفير تجارب غامرة وواقعية، حيث يشعر المستخدم وكأنه في مكان آخر. بعض أمثلة على هذه النظارات هي Oculus Rift -Samsung Gear VR -HTC Vive -Google Daydream.
• شاشات العرض الكبيرة: هذه الأجهزة ذات الأبعاد التوسعية مصممة لعرض صور ومقاطع فيديو عالية الجودة التي تأخذ حيزًا كبيرًا في المجال المرئي للمشاهدين. يتم استخدام هذه الشاشات في المؤتمرات الهجينة بشكل شائع لإنشاء تجارب تفاعلية ومثيرة، وتوفير المعلومات والترفيه للحضور. بعض الأمثلة على شاشات العرض الكبيرة تشمل شاشات LED وشاشات LCD وشاشات العرض.
• تطبيقات الهاتف: تعتبر هذه التطبيقات مخصصة للأجهزة المحمولة مثل الهواتف الذكية والأجهزة اللوحية، وتوفر وسيلة سريعة ومباشرة للتواصل والتفاعل بين المتحدثين في المؤتمر والمشاركين. كما تمكن هذه التطبيقات المستخدمين من إرسال الأسئلة، والتعبير عن الآراء، وترك التعليقات، والمشاركة في استطلاعات الرأي، والمشاركة في ألعاب وفوز بجوائز، والمشاركة في أنشطة تفاعلية أخرى. هناك بعض الأمثلة الشائعة لتطبيقات الهاتف المحمول في المؤتمرات الهجينة، مثل Slido وMentimeter وKahoot وPoll Everywhere.
• أجهزة التصويت: تتمثل أجهزة التصويت على شكل أجهزة صغيرة تستخدم لإجراء استطلاعات الرأي أو التصويت على مواضيع محددة، وتظهر النتائج على شاشة كبيرة. تستخدم هذه الأجهزة لزيادة مستوى المشاركة والتفاعل بين المتحدثين والمشاركين، وقياس ردود الفعل والانطباعات. بعض أمثلة على هذه الأجهزة هي TurningPoint وiClicker وeInstruction.

كيفية تنظيم مؤتمر هجين ناجح

تحديد المكان والفريق للمؤتمر:

في البداية، يتعين عليك اختيار مكان يمكنه استيعاب عدد الحضور المتوقع بالفعل وأن يكون لديه جميع المرافق والخدمات اللازمة لتنظيم المؤتمر بسلاسة، مثل القاعات المجهزة بشكل جيد وتقنية الصوت والفيديو عالية الجودة واتصال قوي بالإنترنت.. أما بالنسبة للفريق فمن الضروري أن يتكون فريق تنظيم المؤتمر من أفراد ذوي خبرة وكفاءة في مجالاتهم. حيث يتحمل الفريق المسؤولية الكاملة عن تخطيط وإعداد وتنفيذ ومتابعة المؤتمر، ويكون لكل فرد دور واضح ومهام واضحة وتنسيق جيد للعمل.

اختيار منصة مناسبة للمؤتمر الافتراضي:

يتوجب اختيار منصة افتراضية مناسبة تدعم المؤتمرات الهجينة وتوفر الوظائف والميزات المطلوبة. ومن اللازم أن تسمح هذه المنصة بالتواصل المباشر مع المشاركين عبر الإنترنت، وتدعم المشاركة التفاعلية مثل الاستفتاءات والمناقشات والشبكات الاجتماعية، وتوفر تجربة سلسة ومرنة للحضور الافتراضي.

علاوة على ذلك يجب أن تتمتع المنصة بجودة عالية فيما يتعلق بالصوت والفيديو، وتوفر تجربة تفاعلية وواجهة مستخدم ودية. وكذلك من المهم أن تدعم المنصة العروض التقديمية والوسائط المتعددة وتسهل التواصل والتفاعل بين المتحدثين والمشاركين.

تخطيط البرنامج وجدول الأعمال:

عند تنظيم مؤتمر هجين، يجب عليك التخطيط للبرنامج والجدول الزمني بعناية فائقة. يتضمن ذلك اختيار المواضيع والجلسات وورش العمل التي تتوافق مع أهداف المؤتمر واحتياجات الجمهور المستهدف. ومن الأهمية البالغة أن تكون المواضيع ذات صلة بالمشاركين وجاذبة لهم. بالإضافة إلى ذلك، يجب تنظيم الجدول الزمني بشكل منظم ومناسب، مع تخصيص وقت كافٍ للفترات الفاصلة بين الدورات، خاصة إذا تضمنت مناقشاتٍ أو حلقات دراسيةٍ أو ورش عمل. يساعد هذا النهج على تحسين تجربة الحضور وضمان سير المؤتمر بسلاسة وكفاءة.

إعداد المحتوى والعروض التقديمية:

يُعتبر إعداد المحتوى أمرًا حاسمًا يحدد نجاح أو فشل المؤتمر الهجين. لذا من الضروري جمع المحتوى ذي الصلة لكل جلسة، مما يضمن أنه سيكون مفيدًا ومشاركًا ومتوافقًا مع أهداف المؤتمر واحتياجات الجمهور.

ولتعزيز تجربة الحضور، من المهم تجهيز عروض ووسائط مرئية توضح المفاهيم والأفكار بصورة جذابة بصريًا. يجب أن تكون العروض منظمة بشكل جيد وسهلة الفهم، وتحتوي على محتوى قوي ينقل الرسالة بفعالية. من خلال الأولوية الممنوحة للمحتوى والعروض التقديمية عالية الجودة، يمكن للمنظمين ضمان أن المؤتمر سيكون تجربة قيمة ولا تُنسى لجميع المشاركين.

الترويج والتسويق:

إذا كنت تخطط للترويج لمؤتمرك هجين وجذب الجمهور المستهدف بفعالية، فمن الضروري وضع حملة تسويقية شاملة تستهدف بها جمهورك وتسلط الضوء على القيمة والفرص المتاحة في المؤتمر، ويمكن تحقيق ذلك عن طريق استخدام وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني والمواقع الإلكترونية.

يمكن أن يكون إشراك الشركاء والجهات الراعية في عملية التسويق والترويج مفيدًا، حيث يستفيدون من شبكاتهم وقدراتهم في الوصول إلى الجمهور المستهدف وجذبه. من خلال التعاون مع الشركاء والجهات الراعية، يمكن للمنظمين زيادة وعي المؤتمر وربما جذب المزيد من المشاركين، مما يسهم في نجاح الحدث بشكل أكبر.

نصائح لتنظيم مؤتمرات هجينة ناجحة

تنظيم مؤتمر هجين يتطلب التفكير بعناية واتخاذ الإجراءات المناسبة لضمان نجاحه. إذا كنت تنوي إلى تخططيه وتنظيمه بإحكام، إليك بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك على تحقيق ذلك:

تحديد الأهداف:

تتمثل الخطوة الأولى في تنظيم مؤتمر هجين في تحديد أهداف وغايات واضحة. هل هدفك هو تقديم المعرفة والمحتوى الجدد، أم بناء علاقات تجارية، أم تبادل الخبرات والمعرفة بين المشاركين؟ عندما تجاوب على هذه الأسئلة أو عندما تحدد أهدفك الرئيسي ستتمكن بكل تأكيد من تحقيق أهدافك وبالتالي سترى في مؤتمرك النجاح الذي لطالما أردته.

تحليل الجمهور وفهم احتياجاته:

قم بإجراء دراسة للجمهور المستهدف وفهم احتياجاتهم وتوقعاتهم. ما هي الفئات العمرية والاهتمامات والخلفيات المهنية للجمهور المستهدف؟ ما هي المعلومات والمهارات التي يتوقعون الحصول عليها من المؤتمر؟

  لكي تحصل على فهم أعمق لاحتياجات الجمهور وتوقعاته، يوصى بإجراء استطلاعات أو مقابلات لجمع ردود الفعل والرؤى. من خلال جمع كل المعلومات والخصائص الخاصة بجمهورك ستتمكن من توفير مؤتمر يلبي توقعاتهم مما يساهم في نجاح الحدث بشكل أكبر.

التسجيل السلس:

يعد تسجيل الحضور بطريقة سلسة وفعالة أمرًا بالغ الأهمية لضمان نجاح مؤتمر هجين. لتحقيق ذلك، يمكنك إنشاء مناطق مخصصة لتسجيل الحضور شخصيًا وإنشاء منصة افتراضية لتسجيل الحضور عبر الإنترنت. لتسهيل عملية التسجيل الشخصي وتقليل وقت الانتظار، يمكن استخدام تقنيات التسجيل الذاتي مثل أجهزة الكمبيوتر أو شاشات اللمس. بالنسبة للمشاركين الافتراضيين، يمكن إرسال روابط التسجيل عبر البريد الإلكتروني أو توفير رموز وصول فريدة للانضمام إلى منصة الحدث الافتراضية.

تحديد التقنيات والأدوات والبرامج للمؤتمر:

يتطلب اختيار التقنيات والأدوات والبرمجيات التي تتعامل مع بعضها البعض بشكل سلس وآمن وذو جودة عالية. يمكن أن تشمل هذه المكونات منصات الأحداث الافتراضية، وبرامج مؤتمرات الفيديو، وسماعات الواقع الافتراضي، وشاشات العرض الكبيرة، وأجهزة التصويت، وغيرها. من خلال اختيار التقنيات المناسبة، يمكن للمنظمين ضمان تجربة سلسة وجذابة لجميع الحضور، سواء كانوا يحضرون شخصيًا أو عبر الإنترنت.

تقييم أداء الحدث:

ليس من الكافي فقط تنظيم مؤتمر هجين بل يجب أيضًا قياس نجاحه وتقييم تأثيره على المشاركين والجهات المستفيدة. ينبغي عليك أن تكون حريصًا على جمع ردود الفعل والانطباعات من المشاركين والجهات المستفيدة، حتى تتمكن من الاستفادة منها في الفعاليات المستقبلية وتحسين التجربة بشكل عام. يجب أن يكون الاستبيان شامل لجميع العناصر بالنسبة لكلًا من:

• المشاركين: بالنسبة للاستبيان الموجهه للمشاركين يجب أن تسألهم عن رأيهم وانطباعهم وتقييمهم للمؤتمر. يمكن أن تكون هذه الاستبيانات على شكل أسئلة مغلقة أو مفتوحة أو مقياسية أو نسبية أو غيرها. يجب أن تغطي هذه الاستبيانات جوانب مختلفة من المؤتمر، مثل: الشكل، المحتوى، التفاعل، التقنية، الخدمة، الفائدة، الجودة، وغيرها. يجب أن تتم إرسال هذه الاستبيانات بعد انتهاء المؤتمر بوقت قصير، لضمان حصول ردود فعل قيمة وصادقة منهم.
• الجهات المستفيدة: احصل على ملاحظات من الجهات المستفيدة مثل المنظمين، والمتحدثين، والشركاء، والرعاة، ووسائل الإعلام. استفسر عن رأيهم وانطباعهم وتقييمهم للمؤتمر. يجب أن تشمل هذه الملاحظات مختلف جوانب المؤتمر مثل التخطيط، والتنفيذ، والتواصل، والتعاون، والتأثير، والإيرادات، وغيرها. يجب جمع هذه الملاحظات بعد انتهاء المؤتمر في الوقت المناسب للحصول على تقارير شاملة ودقيقة من الجهات المستفيدة.

اختيار منصة مناسبة:

عند اختيار منصة افتراضية ذات جودة عالية لمؤتمرك الهجين، هناك بعض النقاط التي يجب أن تأخذها في الاعتبار مثل، هل تتضمن تقنيات تفاعلية مثل الدردشة الحية والمنتديات؟ هل توفر إمكانية البث المباشر وتسجيل الفعاليات؟ هل تلبي المنصة احتياجاتك وتساعدك في توفير تجربة مميزة للحضور الشخصي والافتراضي؟

بالإضافة إلى ذلك، يجب أن تكون المنصة سهلة الاستخدام للمنظمين والمشاركين على حد سواء. ينبغي أن تتمتع بواجهة مستخدم بديهية وسهلة التنقل، وتوفر تعليمات وموارد للمستخدمين لمساعدتهم في التحضير والمشاركة بكل يسر. كما يجب أن تكون المنصة قادرة على توفير تجربة سلسة وموثوقة دون حدوث تعطلات أو انقطاع في الخدمة.

من الجانب الأمني، ينبغي التأكد من أن المنصة تلتزم بمعايير الأمان العالية وتحمي سرية المعلومات الشخصية والبيانات. يجب أن توفر الحماية اللازمة للمشاركين وتتوافق مع قوانين الخصوصية والحماية. كما ينبغي التحقق من توفر فريق دعم فني للمنصة، واستعدادهم لتقديم المساعدة في حالة حدوث أي مشاكل أو استفسارات.

منصة وتن شريكك في تنظيم المؤتمرات الهجينة

لأننا ندرك أن تنظيم الفعاليات الهجينة تتطلب منصات افتراضية عالية الجودة وسهلة الاستخدام، تسمح بالحضور والمشاركة من أي مكان في العالم. نقدم لك في وتن مجموعة من الحلول التقنية المصممة خصيصاً لتلبية احتياجات المؤتمرات الهجينة.

باستخدام تقنيات عالية المستوى ومنصات افتراضية مبتكرة، نسهل عليك تنظيم مؤتمر هجين استثنائي يجمع بين الحضور الحقيقي والحضور الافتراضي. كما نوفر لك حلولًا تقنية متقدمة للبث المباشر والتفاعل الفعال بين المشاركين، بالإضافة إلى إمكانية تسجيل الفعاليات والوصول إليها في وقت لاحق.

إذا كنت تبحث عن شريك موثوق ومبدع في تنظيم مؤتمر هجين ناجح، فلا تبحث بعيداً، فنحن خيارك الأمثل. كل ما عليك فعله هو تواصل معنا الآن لتنضم إلى قائمة عملائنا في مختلف القطاعات والمجالات. ولتجد الدعم والخبرة والإبداع الذي تحتاجه لإتمام مؤتمرك بأفضل صورة ممكنة.

اقرأ ايضا: اكتشف دليل تقييم الفعاليات بدقة واحترافية عالية