أحيانًا تكمن الحكمة في الاختيار، وفي عالم تنظيم الفعاليات يكمن السر في اختيار المتحدث المثالي. حيث يعتبر اختيار المتحدثين المناسبين للفعالية واحدًا من أهم القرارات التي يمكن أن تؤثر على نجاحها بشكل كبير. فيمكن لهذا القرار أن يكون اللمسة السحرية التي تجعل من تجربتك حديث المدينة، أو قد يكون السبب في نفور الجمهور منك في فعاليتك القادمة.

فهذا المتحدث ليس مجرد شخص يقف على المسرح؛ بل هو الروح التي ستضيف قيمة حقيقية لحدثك. المتحدثين المناسبين يمكن أن يحولوا اللحظات العادية إلى لحظات استثنائية، والتفاصيل البسيطة إلى قصص ملهمة. وفقًا لبحث أجرته MUST BEE في عام 2023، أثبت أن متوسط تكلفة توظيف متحدث لفعالية في المملكة العربية السعودية يتراوح بين 10,000 ريال سعودي إلى 100,000 ريال سعودي، وذلك حسب خبرة المتحدث وسمعته والطلب عليه.

هنا قد تجد نفسك في حيرة في عملية اختيار المتحدث، فكيف تتأكد من اختيار الشخص المناسب لهذه المهمة الصعبة؟ وكيف تكون على يقين أن هذا الشخص هو الشخص المناسب لهذه الفعالية؟ لذلك في هذه المقالة سوف نستعرض بعض المعلومات حول كيفية اختيار المتحدثين المناسبين للفعالية بدقة ووضح، كما سنقدم لك بعض النصائح والمعايير التي قد تساعدك في اتخاذ هذا القرار الحاسم.

ما هو دور المتحدثين في الفعالية؟

دور المتحدث في الفعاليات يعتبر أمرًا بالغ الأهمية. إنه الشخص المسؤول عن نقل المحتوى القيم والرسالة التي يرغب في توصيلها إلى الجمهور. بفضل خبراته ومعرفته الفريدة، يمتلك المتحدث القدرة على أن يكون مصدر إلهام وتحفيز للجمهور. حيث يقوم بتوجيههم نحو استيعاب رؤى جديدة وتشجيعهم على التفكير بعمق أكبر.

بالإضافة إلى ذلك يعمل المتحدث على بناء جسور من التواصل والتفاعل مع الجمهور من حيث التشجيع على المشاركة الفعّالة والمثمرة، مما يساهم في تهيئة بيئة حوارية تفاعلية تعزز من تجربة الجمهور التي تصبح أكثر إثراءً وتميزًا.

أنواع المتحدثين في الفعالية:

قبل أن تبدأ في اختيار المتحدثين، يتوجب عليك تحديد نوع الفعالية التي ترغب في تنظيمها وتحديد الأهداف التي تسعى لتحقيقها. هل هي فعالية تعليمية، أو توعوية، أو ترفيهية، أو تجارية؟ وما هو الموضوع أو المجال الذي تركز عليه؟ ومن هو الجمهور المستهدف؟.

إجاباتك على هذه الأسئلة ستساعدك في تحديد نوع المتحدث الذي يتلاءم مع فعاليتك. فعلى سبيل المثال، إذا كانت فعاليتك تهدف إلى نشر معلومات جديدة أو مفيدة عن موضوع معين، فقد تحتاج إلى متحدث مختص وملم بآخر التطورات في هذا المجال.

أما إذا كانت فعاليتك تهدف إلى إقناع الجمهور باتخاذ إجراء ما أو شراء منتج معين، فقد تحتاج إلى متحدث قادر على التأثير والإقناع بطريقة جذابة ومقنعة. وفي حال كانت فعاليتك تهدف إلى تقديم التسلية والمرح، فقد تحتاج إلى متحدث يتمتع بحس فكاهي وقدرة على التفاعل مع الجمهور بشكل مسلٍ.

اقرأ ايضا: كيفية قياس العائد من الاستثمار في الفعاليات

ما هي معايير اختيار المتحدثين؟

بعد تحديد نوع الفعالية والعناصر التي ستشملها، يتوجب عليك الآن أن تبدأ في اختيار المتحدث بناءً على معايير دقيقة ومحددة. إليك بعض العوامل التي يمكن أن تساعدك في هذه المهمة:

• الخبرة والمعرفة: يجب أن يكون المتحدث متخصصًا في الموضوع أو المجال الذي تركز عليه الفعالية، وأن يكون لديه خبرة واسعة ومعرفة عميقة حتى يتمكن من تقديم محتوى دقيق ومفيد. من المهم أيضًا أن تتحقق من مؤهلاته وخلفيته في هذا المجال.
• مهارات التواصل: من المهم يتمتع المتحدث بمهارات تواصل متميزة، حيث يستطيع نقل الأفكار والمعلومات بوضوح وبشكل مؤثر. كما يتوجب أن يكون قادرًا على التفاعل مع الجمهور والاستجابة لأسئلتهم بشكل متميز.
• الشخصية والأسلوب: من الضروري أن ترى في هذا المتحدث الشخصية الجذابة والأسلوب الفريد الذي يجذب الانتباه ويحفز التفاعل. يمكن أن يتضمن ذلك استخدام القصص والأمثلة لإضفاء طابع خاص على تقديمه.
• الملاءمة والتوافق: يجب أن يكون المتحدث متوافقًا مع رؤية وهدف الفعالية، وأن يساهم تقديمه في تحقيق أهداف الفعالية وتلبية توقعات الجمهور المستهدف.
• التنسيق والتعاون: في حال وجود عدة متحدثين في الفعالية فاحرص على أن يكون المتحدث قادرًا على التنسيق والتعاون مع الآخرين بشكل فعّال لضمان سلاسة الفعالية وتحقيق أقصى استفادة من تجربة الجمهور.

ما الفرق بين المتحدث الرئيسي والمتحدث الفرعي؟

في بعض الفعاليات قد تحتاج إلى اختيار أكثر من متحدث لإغناء المحتوى وزيادة التنوع. في هذه الحالة، يجب أن تفرق بين المتحدث الرئيسي (Keynote Speaker) والمتحدث الفرعي (Guest Speaker).

المتحدث الرئيسي هو الشخص الذي يُقَدِّم الخطاب أو المحاضرة الأبرز في الفعالية، والذي يستغرق وقتًا أطول من سائر المتحدثين. يقع على عاتقه تحديد النبرة والموضوع الرئيسي للفعالية، وإلهام الحضور وتحفيزه من خلال رؤيته الفريدة وقصته الملهمة. من الضروري أن يكون هذا المتحدث ذو شخصية مرموقة ومحترمة في مجاله، وأن يحمل سمعة ممتازة وشهرة واسعة. بالإضافة إلى ذلك يجب أن يتمتع بقدرة مذهلة على الابتكار والتألق أثناء تقديمه.

أما المتحدث الفرعي فهو الشخص الذي يُقدِم المحاضرة أو الخطاب الثانوي في الفعالية، والذي يستغرق وقتًا أقل من المتحدث الرئيسي. حيث يقع على عاتقه تقديم معلومات إضافية أو نصائح متعلقة بالموضوع الرئيسي للفعالية، ويساهم في إغناء وتنويع المحتوى من خلال إضافة وجهات نظر وأفكار جديدة. لذا من المهم أن يكون المتحدث الفرعي ذو شخصية مؤهلة ومتخصصة في مجاله، وأن يحمل خبرة واسعة ومعرفة عميقة في الموضوع الذي يتحدث عنه. علاوة على ذلك يجب أن يتمتع بقدرة فائقة على التواصل والتفاعل مع الجمهور بشكل احترافي ومشوق.

تعرف بالتفصيل على: الفرق بين الفعاليات الافتراضية والفعاليات الهجينة

كيف تُسهل عليك عملية اختيار المتحدثين المناسبين لفعاليتك؟

كما ذكرنا سابقًا أن خطوة اختيار المتحدثين المناسبين لفعاليتك تعتبر نقطة حاسمة في تحقيق نجاحها وتأثيرها. حيث يمكن لهؤلاء الأشخاص الذين يتمتعون بالخبرة والكفاءة أن يكونوا سبب كبير في جذب وإلهام جمهورك، وأن يكونوا كذلك المفتاح السحري الذي يحقق لك جميع أهدافك بشكل فعّال. لتسهيل هذه العملية وجعلها أكثر تنظيمًا. لذا فيما يلي بعض النصائح القيمة والإرشادات التي ستساعدك في اختيارهم بذكاء:

1 - تحديد الأهداف والموضوع:

في بداية رحلة اختيار المتحدثين يتعين عليك أولًا تحديد هدف الفعالية بوضوح، فضلاً عن تحديد الموضوع الرئيسي الذي تنوي تناوله. من ثم يمكنك البحث عن المتحدثين الذين يتمتعون بخبرة واسعة ومعرفة عميقة في الميدان المرتبط بهذا الموضوع. اسعَ للعثور على متحدثين قادرون على تقديم محتوى ذو قيمة مضافة ومفيد للجمهور، ويتوافقون مع رؤيتك وأهدافك.

2- فهم الجمهور وتوقعاتهم:

من المهم أن تكون على دراية تامة بجمهورك المستهدف وتوقعاتهم، وأن تتفهم وتعرف جيدًا احتياجاتهم واهتماماتهم فكل هذا يسهم بالتأكيد في تحديد أفضل المتحدثين الذين يمكنهم التواصل بفعالية مع هذا الجمهور وتلبية توقعاتهم. ولا يمكن تجاهل دور المتحدثين في جذب الحضور؛ حيث أظهر استطلاع للرأي أجرته Eventbrite في عام 2019 أن 72% من منظمي الفعاليات أكدوا أن المتحدثين يعتبرون العامل الأهم في جذب الحضور.

3- تحديد الميزانية والجدول الزمني:

من بعد ذلك يجب أن تقوم بتحديد الميزانية المخصصة للفعالية بعناية وأن تحدد أيضًا الجدول الزمني الملائم. قم بالبحث عن متحدثين يستطيعون تقديم محتوى عالي الجودة بتكلفة معقولة وفقاً لميزانيتك. تأكد من أن المتحدثين مستعدون للالتزام بتاريخ ومدة الفعالية، ولكي تتأكد من مدى إلتزام هذا المتحدث يمكنك العثور على شهادات سابقة من منظمي فعاليات أو المتحدثين الآخرين الذين يعرفون الشخص الذي تنوي التعاقد معه.

4- تنويع قائمة المتحدثين:

اسعَ لتنويع قائمة المتحدثين من خلال اختيار أشخاص يمتلكون وجهات نظر متنوعة، حيث يمكنهم إضافة تنوعاً وثراءاً للمحتوى. قم بالاختيار من بين مجموعة متنوعة من المجالات والخلفيات للمساهمة في تقديم رؤى متعددة. كما يُمكنك اختيار متحدثين بأنواع مختلفة للجلسات، مثل محاضرين رئيسيين وضيوف وأعضاء لجان النقاش والمشرفين.

5- الاستعانة بمصادر موثوقة:

استغل مصادر موثوقة تقدم قوائم أو قواعد بيانات للمتحدثين في مختلف المجالات والمواضيع، مثل "SpeakerHub" أو "TEDx" . تلك المصادر تسهم في تعرفك على المتحدثين المعروفين والمؤثرين في مجالات اهتمامك، حيث يمكنك مراجعة سيرهم الذاتية وأعمالهم السابقة وأسلوبهم في التحدث.

6- استشارة الخبراء أو الزملاء:

لا تتردد في استشارة خبراء أو زملاء لديهم خبرة في مجال الفعالية للحصول على نصائحهم وتوجيهاتهم. قد يكون لديهم اقتراحات المتحدثين مناسبين يمكن أن يساعدوا في تحقيق أهدافك. لذلك من الضروري أن تستفيد من خبراتهم وشبكاتهم لتحسين اختيارك.

7- التواصل المباشر مع المتحدثين:

قم بالاتصال المباشر مع المتحدثين المحتملين عبر البريد الإلكتروني أو الهاتف أو وسائل التواصل الاجتماعي. هذا التواصل يمكن أن يساعدك في معرفة المزيد عنهم ومدى توافرهم واستعدادهم للمشاركة في فعاليتك. يمكنك أيضًا مناقشة تفاصيل الفعالية والموضوع والجمهور والأهداف معهم، وضمان توافقهم على دورهم ومسؤولياتهم.

بناءً على هذه الإرشادات والنصائح القيمة، ستتمكن بلا شك من تفوقك في اختيار المتحدثين المناسبين، وستضمن تحقيق أهداف فعاليتك وتنفيذها كما رسمتها من البداية.

في ختام هذه المسيرة نحو اختيار المتحدثين المناسبين لفعاليتك، لا تنسى أن قرارك في التعاون مع أحدهم يمثل مفتاحاً لضمان وصول صوتك إلى جمهورك بكل قوة وتأثير. إن اختيار متحدثين ذوي خبرة ومهارات تواصل متميزة يمكنهم تحفيز وإلهام الحضور سيكون له تأثير كبير على نجاح الفعالية. لذا، لا تدع أهمية هذه الخطوة تفوتك. تذكر أن توجيهك الصحيح واهتمامك بتنويع الخيارات سيساهمان في تقديم تجربة استثنائية للحضور.

إذا كنت تبحث عن أحدث المعلومات والنصائح في مجال تنظيم وإدارة الفعاليات، فإننا هنا لمساعدتك عبر تقديم أحدث المعلومات وأهم النصائح التي تضيء الأنوار أمامك لكي تتمكن من تحقيق أهدافك بكل سهولة. لذلك تابعنا باستمرار لتكن على اطلاع دائم ولتستفيد بشكل كامل من خبرتنا ومعرفتنا في عالم الفعاليات